Formulare mit reduzierter Tipparbeit
Formilo entwickelt Formulare, bei denen Schreiben weitgehend überflüssig wird.
In vielen Formularen werden jeden Tag dieselben Inhalte neu getippt, obwohl sie bekannt, standardisiert oder leicht ableitbar sind. Das kostet Zeit, erzeugt Fehler und unterbricht Arbeitsabläufe. Formilo baut Formulare so, dass Inhalte ausgewählt, eingefügt oder automatisch erzeugt werden, statt sie manuell zu formulieren. Das Ergebnis sind schnellere Prozesse bei höherer inhaltlicher Qualität.
- Wiederkehrende Texte per Klick statt Tastatur
- Auswahlmechanismen ersetzen unnötigen Freitext
- Texte entstehen aus Struktur, nicht aus Schreiben
- Konstante Begriffe und saubere Ergebnisse
Textbausteine als zentrale Ausfüllhilfe in Formularen
Eine sehr direkte Art, Tipparbeit zu reduzieren, ist die Arbeit mit Textbausteinen. Dabei werden Inhalte nicht jedes Mal neu formuliert, sondern vorher definiert und anschließend programmgesteuert mit einem einzigen Klick in ein Feld oder in mehrere Felder eingefügt. Das kann von einzelnen Wörtern über Sätze bis hin zu ganzen Absätzen oder vollständigen Texten reichen.
Das ist besonders dann sinnvoll, wenn in der Praxis ständig ähnliche Leistungsbeschreibungen, Zustandsbeschreibungen oder Situationsbeschreibungen geschrieben werden müssen. In solchen Fällen entsteht der Text nicht „neu“, sondern ist inhaltlich immer wieder gleich oder nur leicht variiert. Genau dafür werden Textbausteine so vorbereitet, dass sie sofort eingefügt werden können – statt sie jedes Mal abzutippen.
Die Darstellung kann dabei unterschiedlich gelöst werden: Man kann den einzufügenden Inhalt vollständig sichtbar machen, bevor man ihn übernimmt. Oder man baut einzelne Wörter, Phrasen oder Sätze als Buttons, die nur bei Bedarf angezeigt werden. Ebenso kann man Bezeichnungen und Text trennen: Nutzer sehen dann nur eine kurze Benennung, klicken auf „Einfügen“, und im Feld landet der komplette hinterlegte Text – nicht die Bezeichnung.
- Inhaltstypen: Textbausteine können einzelne Wörter, feste Formulierungen, komplette Sätze, Absätze oder ganze Textvorlagen umfassen.
- Einfügen per Klick: Der Einbau zielt darauf ab, dass ein Klick reicht, um den Baustein in ein Ziel-Feld (oder mehrere Ziel-Felder) zu schreiben.
- Typische Anwendungsfälle: Leistungsbeschreibungen, Zustandsbeschreibungen, Situationsbeschreibungen und andere wiederkehrende Textpassagen.
- Programmgesteuerte Zielzuordnung: Ein Baustein kann in genau definierte Felder eingefügt werden, statt dass Nutzer kopieren, einfügen und formatieren müssen.
- Sichtbare Bausteine: Nutzer sehen den Text direkt und entscheiden dann, ob er eingefügt wird – sinnvoll bei längeren Absätzen oder Textblöcken.
- Buttons für Mikrobausteine: Einzelwörter, Phrasen oder kurze Sätze lassen sich als Schaltflächen umsetzen, die nur bei Bedarf eingeblendet werden.
- Trennung von Name und Text: Statt den langen Inhalt zu zeigen, wird nur eine Bezeichnung angezeigt; eingefügt wird der hinterlegte Text.
- Vermeidung von Tippfehlern: Da Inhalte nicht neu getippt werden, sinken Flüchtigkeitsfehler und die Formulierungen bleiben konsistent.
Katalogfunktionen für Materialien, Leistungen, Personen und Maschinen
Eine zweite Möglichkeit, Tipparbeit zu sparen, ist eine Katalogfunktion. Dabei werden lange Listen – etwa Materialien, Mitarbeiter, Maschinen oder andere häufig genutzte Bezeichnungen – als Kataloge implementiert, sodass Einträge nicht ausgeschrieben werden müssen. Stattdessen wählt man sie aus und übernimmt sie in die passenden Felder, typischerweise per Klick.
In interaktiven PDF-Formularen spielt dabei die Größe des Katalogs eine Rolle. Wenn der Katalogbereich zu groß wäre, wird er oft auf einer Folgeseite umgesetzt, die für den eigentlichen Ausfüllprozess nicht „inhaltlich“ relevant ist, sondern als Zusatzseite dient: als Katalogdienst, den man bei Bedarf aufruft. In Webformularen oder bei kleineren Katalogen kann der Katalogbereich direkt im Formular ein- und ausgeblendet werden, sodass er beim Ausfüllen nur dann Platz einnimmt, wenn man ihn wirklich braucht.
Einträge lassen sich in Katalogen strukturieren, etwa über Kategorien wie Baustoffgruppen oder Maschinenkategorien. Zusätzlich kann man pro Eintrag Standardwerte hinterlegen, zum Beispiel eine Standardmenge und eine Standardeinheit. Beim Einfügen werden diese Informationen dann gleich mit übernommen, sodass Nutzer nur noch in Sonderfällen anpassen oder ergänzen müssen.
- Materialkataloge statt Materialtexte
- Mitarbeiterlisten als auswählbarer Katalog
- Maschinen- und Gerätebezeichnungen per Klick übernehmen
- Große Kataloge in PDFs als Zusatzseite (Katalogdienst)
- Kleine Kataloge direkt im Formular einblendbar
- Kategorisierung nach sinnvollen Gruppen
- Standardmenge je Katalogeintrag hinterlegen
- Standardeinheit automatisch mit einfügen
- Nur Abweichungen müssen noch manuell angepasst werden
Checkboxen, Optionsfelder und Dropdowns statt Freitext
Eine weitere Ausfüllhilfe ist der konsequente Einsatz von Checkboxen, Optionsfeldern und Aufklappfeldern anstelle von Textfeldern. Das ist überall dort sinnvoll, wo Antworten aus einer geschlossenen Menge stammen: also bestimmte Verfahren, feste Optionen oder definierte Ausprägungen. In solchen Fällen ist Freitext nicht nur langsamer, sondern erzeugt auch Varianten, Tippfehler und uneinheitliche Begriffe, die später schwer vergleichbar sind.
Diese Feldtypen sind aber nicht nur für komplett geschlossene Antworten geeignet. Sie funktionieren auch dann, wenn es zwar viele mögliche Eingaben geben könnte, aber bestimmte Werte besonders häufig vorkommen. Dann bildet man diese häufigen Werte als auswählbare Optionen ab, sodass Nutzer nur klicken müssen. Für seltene Abweichungen wird zusätzlich eine Möglichkeit vorgesehen, doch etwas einzutippen. So wird Tipparbeit nicht komplett ausgeschlossen, aber auf Ausnahmefälle reduziert.
Außerdem lassen sich Checkboxen, Radio-Buttons und Dropdowns miteinander verketten und verknüpfen. Das ist praktisch, weil viele Eingaben nicht isoliert stehen, sondern voneinander abhängen: Welche Optionen sichtbar sind, kann sich aus vorherigen Auswahlentscheidungen ergeben. Dadurch verzichtet man insgesamt auf möglichst viele Textfelder und deckt die typischen Inhalte über Auswahlmechanismen ab, während Freitext nur noch dort bleibt, wo er wirklich nötig ist.
Spracheingabe als Ersatz für manuelles Tippen
Eine weitere Möglichkeit, Tipparbeit zu reduzieren, ist Spracheingabe. Gerade bei längeren Feldern spart das sehr viel Zeit, weil Inhalte nicht mehr geschrieben, sondern diktiert werden. Das ist nicht nur am Schreibtisch schneller, sondern auch in Situationen hilfreich, in denen keine Tastatur verfügbar ist oder die Hände anderweitig gebunden sind. So kann man zum Beispiel unterwegs, beim Gehen oder in Wartezeiten Inhalte diktieren, statt sie später nachzutragen.
Der grundlegende Ansatz ist dabei, dass man ins Gerät spricht und die Spracherkennung den Text transkribiert und ins Formular einfügt. Das funktioniert in vielen Fällen bereits sehr zuverlässig, wenn die Person klar spricht und die Umgebung passt. Für Formulare ist entscheidend, dass diese Spracheingabe nicht „irgendwo“ landet, sondern gezielt in die richtigen Felder übertragen wird, insbesondere bei mehrteiligen Formularen oder mehreren Textfeldern.
In der Umsetzung kann Spracheingabe unterschiedlich tief integriert werden: von einer einfachen Diktierfunktion pro Feld bis hin zu einer Bedienlogik, die das Ausfüllen auch ohne Tastatur sinnvoll unterstützt. Der praktische Nutzen ist am größten, wenn Spracheingabe dort eingesetzt wird, wo sonst viel Freitext entsteht: Zustandsbeschreibungen, Situationsbeschreibungen, längere Erläuterungen oder Protokolltexte.
- Geeignet für lange Texte: Je länger ein Feld ist, desto stärker wirkt der Zeitgewinn gegenüber Tippen.
- Nutzbar ohne Tastatur: Inhalte können auch dann entstehen, wenn kein Computer verfügbar ist oder gerade nicht getippt werden kann.
- Unterwegs sinnvoll: Diktieren beim Gehen, Warten oder in anderen Zwischenzeiten reduziert Nacharbeit im Büro.
- Direktes Einfügen ins Feld: Die Transkription wird nicht separat gespeichert, sondern sofort in das vorgesehene Textfeld geschrieben.
- Feldgenaue Steuerung: Pro Formularfeld lässt sich Spracheingabe gezielt aktivieren, statt eine generische Notizlösung zu nutzen.
- Besonders nützlich bei Beschreibungen: Zustände, Situationen, Maßnahmen und andere Fließtexte lassen sich schneller sprechen als tippen.
- Weniger Unterbrechungen im Ablauf: Diktieren hält den Fokus im Prozess, weil man weniger zwischen Formulieren und Tippen wechselt.
- Praktisch in Kombination: Spracheingabe ergänzt Auswahlfelder und Textbausteine dort, wo trotzdem individuelle Formulierungen nötig bleiben.
KI-gestützte Verarbeitung von Spracheingaben
- Der native Ansatz ohne KI: Man spricht ins Gerät, die Spracherkennung transkribiert und der Text wird ins Feld eingefügt.
- Bei guter Aussprache und passender Umgebung ist die Erkennung in der Praxis bereits sehr hoch, sodass oft keine zusätzliche Technik nötig ist.
- Ein KI-Ansatz kann die komplette Sprachaufnahme übernehmen und selbst transkribieren, also die Erkennung „extern“ durchführen.
- Das ist nicht automatisch besser, weil die eingebauten Erkennungen moderner Geräte ebenfalls schon sehr leistungsfähig sind.
- Eine weitere Variante ist, dass die KI nicht neu erkennt, sondern eine vorhandene Transkription nachträglich korrigiert.
- Dafür werden die bisherigen Eingaben und die neue Transkription an die KI gegeben, damit sie typische Fehler findet und repariert.
- Der vierte Ansatz geht darüber hinaus: Die KI korrigiert nicht nur, sondern formuliert die Spracheingabe sauber neu.
- Das ist dann hilfreich, wenn die Aufnahme unstrukturiert ist: Wiederholungen, Selbstkorrekturen, falsche Reihenfolge, abgebrochene Sätze.
- Die KI kann daraus einen flüssigen Text machen, der möglichst im Sprachgebrauch der Person bleibt, statt „fremd“ zu klingen.
- Je nach gewünschtem Ergebnis kann dieser Text originalgetreu geglättet werden oder bewusst stärker zusammengefasst.
- Wichtig ist dabei die Steuerung: Ob nur korrigiert wird, ob umformuliert wird, und wie stark die Zusammenfassung sein darf.
- In Formularen ist der Nutzen am größten, wenn das Ergebnis direkt als verwertbarer Feldinhalt landet, statt als separate Notiz.
Editierbare Dropdowns als Formilo-Speziallösung
Eine Möglichkeit, die wir als Formilo selbst entwickelt haben und sehr oft einsetzen, sind editierbare Dropdowns in interaktiven PDF-Formularen. Die Idee ist, dass Dropdown-Optionen nicht als starre Liste „für immer“ festgelegt werden, sondern dass sie vom Nutzer im konkreten Einsatzfall schnell und kontrolliert bearbeitet werden können. Dafür bauen wir in das Formular typischerweise eine Schaltfläche ein, zum Beispiel ein Zahnrad oder ein Stiftsymbol.
Wenn man auf diese Schaltfläche klickt, wird der normale Dropdown-Modus ausgeblendet. Stattdessen erscheinen mehrzeilige Textfelder, in die man die Optionen als Zeilen schreiben oder auch in großer Menge hineinkopieren kann. Jede Zeile wird danach zu einer Dropdown-Option. Das ist bewusst so gedacht, dass man nicht mühsam Option für Option pflegt, sondern bei Bedarf ganze Listen auf einmal übernehmen kann.
Diese Bearbeitung ist sogar möglich, wenn das Formular bereits ausgefüllt ist. Wenn die ursprünglich gewählte Option in der neuen Liste weiterhin vorhanden ist, bleibt sie ausgewählt. Wenn sie nicht mehr vorkommt, wird das Feld zurückgesetzt. Damit wird verhindert, dass ein Formular „auf eine Option zeigt“, die es eigentlich nicht mehr gibt.
- Umschalter im Formular: Ein Button (z. B. Zahnrad oder Stiftsymbol) schaltet zwischen Ausfüllmodus und Bearbeitungsmodus der Dropdown-Liste.
- Bearbeitung über Textfelder: Dropdowns werden temporär ersetzt durch mehrzeilige Textfelder, damit Optionen als Zeilen gepflegt werden können.
- Massenpflege möglich: Man kann viele Zeilen auf einmal kopieren und einfügen; jede Zeile wird anschließend eine Option im Dropdown.
- Bearbeitung im ausgefüllten Zustand: Optionen können auch nachträglich geändert werden, ohne das Formular neu aufzusetzen.
- Konsistenzregel: Existiert die vorher gewählte Option weiterhin, bleibt sie aktiv; sonst wird das Feld zurückgesetzt.
- Tabellenlogik per Separator: Mit Trennzeichen wie Semikolon oder ähnlichem können Zeilen mehrspaltig interpretiert werden, CSV-artig.
- Mehrere Felder aus einer Zeile: Folgespalten können auf weitere Dropdowns verteilt oder im Hintergrund gespeichert werden.
- Hintergrunddaten nutzbar: Zusatzinfos wie Rollenbeschreibung, Stundensatz oder andere Werte können mitgeführt und beim Auswählen in Felder eingefügt werden.
- Typische Einsatzfälle: Mitarbeiternamen, Kundennamen, Maschinenbezeichnungen, Produktmodelle, Produktserien und Konfigurationsoptionen.
- Grenzen bei großen Listen: Sehr große Listen werden schnell unübersichtlich, weil man zu viel scrollen muss; dann braucht es andere Lösungswege.
KI-generierte Texte ohne aktive Nutzereingabe
Reduzierte Tipparbeit ist immer dann sinnvoll, wenn Inhalte sich wiederholen, aus bekannten Mustern bestehen oder aus einer begrenzten Menge möglicher Varianten stammen. In solchen Fällen kostet manuelles Schreiben Zeit, ohne zusätzlichen fachlichen Mehrwert zu liefern. Auswahl, Übernahme oder automatische Generierung sind dann nicht nur schneller, sondern führen auch zu konsistenteren Ergebnissen.
Nicht sinnvoll ist dieser Ansatz dort, wo Inhalte tatsächlich neu entstehen müssen, stark individuell sind oder bewusst offen gehalten werden sollen. Wenn Nutzer denken, abwägen oder kreativ formulieren müssen, lässt sich Tipparbeit nicht vollständig vermeiden. Der Versuch, solche Inhalte zu stark zu „automatisieren“, würde eher zu falschen, unpassenden oder oberflächlichen Ergebnissen führen.
Entscheidend ist daher nicht die maximale Reduktion um jeden Preis, sondern die saubere Trennung: Standardisierte, wiederkehrende und strukturierbare Inhalte werden konsequent ohne Tippen gelöst. Individuelle, fachlich neue oder erklärungsbedürftige Inhalte bleiben bewusst als Freitext erhalten. Genau diese Abwägung ist Teil der Formularkonzeption bei Formilo.
Autovervollständigung aus Datenbanken und KI
Autovervollständigung ist eine weitere Möglichkeit, Tipparbeit zu reduzieren, indem Eingaben nicht vollständig geschrieben werden müssen. Schon während der Eingabe werden passende Vorschläge gemacht, die direkt übernommen werden können. Diese Vorschläge können aus einer Datenbank stammen, aus früheren Formularen oder aus einer KI, die den Kontext erkennt und den wahrscheinlichen Fortgang ergänzt.
In der einfacheren Variante basiert die Autovervollständigung auf festen Datenbeständen. Sobald man beginnt zu schreiben, werden passende Einträge angezeigt, die bereits vollständig hinterlegt sind. In einer weitergehenden Variante wird KI eingesetzt, die nicht nur bekannte Werte vorschlägt, sondern ganze Satzteile oder Folgesätze antizipiert. Dieses Prinzip ist aus der Softwareentwicklung bekannt, lässt sich aber genauso auf Textinhalte in Formularen übertragen.
- Vorschläge erscheinen bereits während der Eingabe
- Übernahme per Klick oder Tastendruck statt Weiterschreiben
- Datenbankbasierte Vervollständigung für bekannte Inhalte
- KI-basierte Ergänzung für offene Textteile
- Typische Nutzung bei Adressen, Namen, Bezeichnungen
- Übernahme ganzer Satzteile möglich
- Kombination aus Datenbank und KI für bessere Treffer
- Reduziert Schreibaufwand auch bei längeren Texten
OCR und Texterkennung zur Übernahme bestehender Inhalte
- OCR dient nicht dem Erfassen neuer Inhalte, sondern dem Übernehmen bereits vorhandener Texte.
- Typische Quellen sind bestehende Dokumente, Scans, Fotos, Protokolle oder andere Aufzeichnungen.
- Texte müssen nicht erneut geschrieben oder diktiert werden, sondern werden automatisch erkannt.
- Die Erkennung kann klassisch regelbasiert oder KI-gestützt erfolgen.
- KI kann den Kontext berücksichtigen und einzelne falsch erkannte Zeichen korrigieren.
- Inhalte lassen sich gezielt in bestimmte Formularfelder übernehmen.
- Besonders sinnvoll bei der Übertragung aus Fremdformularen oder Altdokumenten.
- OCR ersetzt Abschreiben und Copy-&-Paste aus nicht editierbaren Quellen.
- Die Qualität steigt, weil typische Übertragungsfehler entfallen.
- Der Nutzen liegt vor allem in der Zeitersparnis bei bestehenden Informationen.
Wann reduzierte Tipparbeit sinnvoll ist – und wann nicht
Reduzierte Tipparbeit ist immer dann sinnvoll, wenn Inhalte sich wiederholen, aus bekannten Mustern bestehen oder aus einer begrenzten Menge möglicher Varianten stammen. In solchen Fällen kostet manuelles Schreiben Zeit, ohne zusätzlichen fachlichen Mehrwert zu liefern. Auswahl, Übernahme oder automatische Generierung sind dann nicht nur schneller, sondern führen auch zu konsistenteren Ergebnissen.
Nicht sinnvoll ist dieser Ansatz dort, wo Inhalte tatsächlich neu entstehen müssen, stark individuell sind oder bewusst offen gehalten werden sollen. Wenn Nutzer denken, abwägen oder kreativ formulieren müssen, lässt sich Tipparbeit nicht vollständig vermeiden. Der Versuch, solche Inhalte zu stark zu „automatisieren“, würde eher zu falschen, unpassenden oder oberflächlichen Ergebnissen führen.
Entscheidend ist daher nicht die maximale Reduktion um jeden Preis, sondern die saubere Trennung: Standardisierte, wiederkehrende und strukturierbare Inhalte werden konsequent ohne Tippen gelöst. Individuelle, fachlich neue oder erklärungsbedürftige Inhalte bleiben bewusst als Freitext erhalten. Genau diese Abwägung ist Teil der Formularkonzeption bei Formilo.
Tastaturfreie Formulare als Teil der Formilo-Arbeitsweise
Tastaturfreie Formulare sind keine einzelne Funktion, sondern das Ergebnis einer bestimmten Denkweise bei der Formularentwicklung. Formilo betrachtet jedes Formular als Arbeitsprozess und fragt systematisch, an welchen Stellen Nutzer heute schreiben müssen, obwohl die Informationen eigentlich bekannt, ableitbar oder auswählbar sind. Daraus entstehen Formulare, bei denen Tippen zur Ausnahme wird.
Statt langer Freitextfelder dominieren Auswahlmechanismen, Textbausteine, Kataloge und Logiken. Inhalte werden zusammengesetzt, nicht formuliert. Nutzer klicken, bestätigen oder wählen – und erhalten trotzdem vollständige, fachlich saubere Texte. Wo individuelle Angaben notwendig bleiben, werden sie gezielt unterstützt, etwa durch Spracheingabe oder Vorschläge, statt durch leere Textfelder.
Technisch werden diese Formulare wie kleine Softwarelösungen umgesetzt. Begriffe, Varianten, typische Fälle und Abhängigkeiten sind im Formular selbst abgebildet. Dadurch entstehen Eingaben, die nicht nur schneller sind, sondern auch strukturierter und besser weiterverarbeitbar. Tastaturfreiheit bedeutet bei Formilo nicht Verzicht, sondern Kontrolle über Inhalt, Qualität und Aufwand.
- Auswahl statt Schreiben als Grundprinzip
- Texte entstehen aus Klicks, nicht aus Formulierungen
- Freitext bleibt bewusst nur für echte Ausnahmefälle
- Formulare führen Nutzer aktiv durch den Prozess
- Ergebnisse sind konsistent und systemfähig
- Umsetzung individuell statt mit Standard-Formbuildern
- Tastaturfreiheit als messbarer Effizienzgewinn
- Jeder Mechanismus ist auf reale Abläufe abgestimmt