Fertige PDF-Formulare von Formilo
Fertige PDF-Formulare von Formilo sind sofort einsetzbare, interaktive PDF-Vorlagen für häufig genutzte Formulare. Sie werden als AcroForm-PDF bereitgestellt, sind personalisierbar und innerhalb weniger Minuten produktiv nutzbar – ohne individuelle Beauftragung.
- Sofort verfügbar nach dem Kauf
- Interaktive PDF-Formulare (AcroForm)
- Viele vorgefertigte Varianten pro Formular
- Personalisierbar im eigenen Firmendesign
- Keine Programmierung notwendig
- Keine Zusatzsoftware erforderlich
- Einmal kaufen, unbegrenzt nutzen
- Offline verwendbar auf allen Geräten
Die Vorlagen decken die am häufigsten gesuchten und verwendeten Formulartypen ab. Jede Vorlage liegt in zahlreichen Ausführungen vor, sodass unterschiedliche Einsatzszenarien, Zeiträume, Rollen oder Erfassungsarten ohne Individualentwicklung abgebildet werden können.
Falls keine Variante exakt passt, kann jederzeit eine individuelle Vorlage beauftragt werden. Ist eine bestehende Vorlage bereits nahezu passend, wird sie als Basis verwendet und gezielt angepasst – in der Regel deutlich günstiger als eine komplette Neuentwicklung.
Einsatzbereich und typische Anwendungsfälle fertiger PDF-Formulare
- Regelmäßig genutzte Standardformulare
- Berichte, Protokolle und Nachweise
- Formulare für Bau, Handwerk und Service
- Interne Dokumentation im Unternehmen
- Mobile Datenerfassung im Außendienst
- Offline-Nutzung auf Baustellen oder im Keller
- Ein- oder Mehrpersonen-Formulare
- Wochen-, Monats- oder Jahresformulare
- Material- und Leistungsdokumentation
- Formulare mit oder ohne Mitarbeitererfassung
Technische Basis: interaktive AcroForm-PDF-Formulare
Unsere fertigen PDF-Formulare sind klassische interaktive PDF-Formulare auf Basis von AcroForm. Das ist bewusst die robuste, weit verbreitete Formulartechnologie im PDF-Standard. Im Vergleich zu XFA sind AcroForm-PDFs in der Praxis deutlich kompatibler, weil sie von vielen Viewern und Systemen grundsätzlich verstanden werden und nicht an wenige, spezielle Laufzeitumgebungen gebunden sind.
Dadurch kann man die Vorlagen theoretisch auf Desktop, Mobilgeräten und „überall“ öffnen. Wichtig ist aber die Unterscheidung zwischen reinen Formularen, die im Kern nur Eingabefelder enthalten, und Formularen mit Berechnungen oder weitergehender Logik. Sobald Berechnungen, dynamische Funktionen oder andere „softwareähnliche“ Mechanismen im Formular aktiv sind, hängt die zuverlässige Ausführung davon ab, ob der jeweilige PDF-Viewer diese Funktionalität sauber unterstützt.
- AcroForm statt XFA: Hohe Kompatibilität, weil es der klassische PDF-Formularstandard ist und nicht die legacy-lastige Spezialschiene.
- Interaktive Felder: Textfelder, Auswahlfelder, Checkboxen und strukturierte Eingabeflächen für eine saubere Datenerfassung.
- Optionale Funktionalität: Je nach Vorlage können Berechnungen, Prüfungen oder Interaktionen enthalten sein.
- Viewer-Abhängigkeit bei Logik: Je mehr Funktion im Formular steckt, desto wichtiger ist ein kompatibler Viewer.
- Kein Hosting nötig: Es sind einzelne Dateien, die lokal oder in der Cloud liegen und direkt geöffnet werden.
- Offline-fähige Nutzung: Das Ausfüllen funktioniert ohne Internetverbindung, weil die Logik im Dokument liegt.
Das bedeutet praktisch: Für einfache, textbasierte Vorlagen reicht meist nahezu jeder PDF-Viewer. Für Vorlagen mit Berechnungen und „mehr als nur Feldern“ empfehlen wir gezielt Viewer, die diese Funktionen zuverlässig abbilden. Damit bleibt das Handling im Alltag stabil, unabhängig davon, ob im Büro am Desktop oder unterwegs am Mobilgerät gearbeitet wird.
Kompatibilität und empfohlene PDF-Viewer auf Desktop und Mobilgeräten
Grundsätzlich lassen sich unsere AcroForm-PDF-Formulare auf allen Plattformen öffnen. In der Praxis entscheidet aber der Viewer darüber, ob Funktionen wie Berechnungen, dynamische Feldlogik oder andere interaktive Mechanismen wirklich zuverlässig laufen. Auf dem Desktop ist das schnell gelöst, weil es dort bewährte, kompatible Viewer gibt. Auf Mobilgeräten ist die Auswahl eingeschränkter, wenn man volle Formularfunktionalität erwartet.
- Desktop: Kostenloser Adobe Reader als Standardlösung
- Desktop: Geeignet besonders bei Formularen mit Berechnungen
- iOS: PDF Expert, wenn volle Funktionalität gebraucht wird
- Android: Foxit Reader für interaktive Formulare
- Alternative: CraftNodes / Craftnote-App, wenn sie ohnehin genutzt wird
- Reine Textformulare: Funktionieren meist in nahezu jedem PDF-Viewer
- Formulare mit Logik: Viewer gezielt wählen, nicht „irgendeine App“
- Praxisregel: Je mehr Funktionen, desto wichtiger die Viewer-Kompatibilität
Wenn ein Formular nur aus Eingabefeldern besteht und keine Berechnungen oder dynamischen Funktionen enthält, ist man sehr flexibel und kann im Grunde den bevorzugten PDF-Viewer verwenden. Sobald aber Funktionalität im Spiel ist, lohnt es sich, direkt auf eine der empfohlenen Apps zu gehen. Dann funktioniert das Formular so, wie es gedacht ist, ohne dass man sich im Alltag mit „Warum rechnet das Feld nicht?“ oder „Warum aktualisiert sich die Summe nicht?“ beschäftigen muss.
Gestaltung und Designqualität der Formularvorlagen
Die fertigen PDF-Formulare sind professionell gestaltet und bewusst neutral gehalten. Abstände, Feldgrößen, Linienstärken und die gesamte Aufteilung sind so aufgebaut, dass die Vorlagen in nahezu jedem Unternehmen wie hausinterne Formulare wirken können, ohne „fremd“ auszusehen. Das ist wichtig, weil solche Formulare im Alltag nicht als Werbemittel, sondern als Arbeitsmittel funktionieren müssen.
Die Gestaltung entsteht nicht „einfach in Acrobat“, sondern auf dem Niveau klassischer Grafik- und Printgestaltung. Das Layout wird in echten Grafikprogrammen sauber aufgebaut und erst danach als interaktives Formular technisch umgesetzt. Dadurch wirkt das Ergebnis nicht wie ein zusammengeklicktes PDF, sondern wie ein professionell gestaltetes Unternehmensdokument.
Der Vorteil im Alltag ist ganz konkret: Felder sind dort, wo man sie erwartet, die Flächen sind sinnvoll dimensioniert, und das Formular bleibt auch bei häufiger Nutzung übersichtlich und schnell ausfüllbar. Genau diese Detailqualität sorgt dafür, dass die Vorlagen nicht nach „Vorlage von irgendwo“ aussehen, sondern sich in den internen Dokumentenstandard integrieren lassen.
Personalisierbarkeit ohne Zusatzsoftware oder Programmierkenntnisse
Unsere fertigen PDF-Formulare kann man nach dem Download selbst personalisieren, ohne Zusatzsoftware und ohne Programmierskills. Im Alltag heißt das: Sie können das Formular so anpassen, dass es wirkt wie ein individuell beauftragtes Firmendokument – mit eigenem Logo, eigenen Kopf- und Fußzeilenangaben und den im Unternehmen verwendeten Bezeichnungen.
Auf dem Computer funktioniert das besonders einfach mit dem kostenlosen Adobe Reader. Wir haben dafür ein bewusst unauffälliges Schloss-Symbol im Formular integriert, links unten und in einem sehr hellen Grauton auf weiß. Klickt man dieses Schloss an, entsperren sich genau die Felder, die für die Personalisierung vorgesehen sind. Nach dem Bearbeiten klickt man erneut auf das Schloss, dann werden die Felder wieder „geschlossen“ – und das Formular wirkt optisch so, als wären diese Inhalte nie Felder gewesen, sondern feste Bestandteile des Layouts.
- Entsperren über Schloss-Symbol: Ein Klick aktiviert die Personalisierungsfelder, ohne dass man Menüs durchsuchen oder Einstellungen ändern muss.
- Unauffällige Integration: Das Schloss ist bewusst dezent platziert und stört das Layout nicht, ist aber für Nutzer auffindbar, die es brauchen.
- Logo mit einem Klick: Das Logo wird oben rechts importiert und automatisch proportional im vorgesehenen Feld skaliert platziert.
- Titel und Untertitel anpassen: Formulartitel und zweite Zeile sind editierbar, damit das Formular zu Ihrer internen Bezeichnung passt.
- Kopfzeile bearbeiten: Zusätzliche Kopfzeilenfelder lassen sich für Firmennamen, Abteilung, Standorte oder Hinweise nutzen.
- Fußzeile für Pflichtangaben: In der Fußzeile sind ausreichend Spalten für rechtliche und Unternehmensangaben vorgesehen.
Die Personalisierbarkeit von Titel und Untertitel ist kein „Gimmick“, sondern ein Praxisproblem: Viele Unternehmen nutzen ähnliche Formulare, benennen sie aber unterschiedlich. Begriffe wie Servicebericht, Arbeitsbericht, Reparaturbericht oder auch Bauszahlungsbericht und Bauszahlungsbuch werden nicht überall identisch verwendet. Mit Titel und Untertitel können Sie die Vorlage exakt auf Ihre interne Sprache, Abteilungen oder Einsatzzwecke anpassen – inklusive kurzer Verwendungshinweise oder vordefinierter Varianten für unterschiedliche Teams.
Variantenlogik und Auswahl über den Produktfilter im Webshop
Damit man ohne Individualentwicklung wirklich die passende Vorlage findet, liegen unsere fertigen interaktiven PDF-Formulare nicht nur „in einer Version“ vor, sondern in sehr vielen Ausführungen. Je nach Formulartyp existieren typischerweise 32 bis 256 Variationen. Formulare, die in der Praxis stärker auseinandergehende Einsatzfälle haben, bekommen mehr Varianten als solche, die meist ohnehin sehr ähnlich aufgebaut sind.
Die Varianten entstehen nicht zufällig, sondern orientieren sich an Parametern, die in realen Unternehmen typischerweise unterscheiden: Nutzungsszenario, Zeitraumbezug, Anzahl der Personen, Materialerfassung, Mitarbeitererfassung und ähnliche Faktoren. Genau diese Parameter werden im Webshop als sehr vereinfachter Produktfilter abgebildet, sodass man sich mit wenigen Klicks zur passenden Version navigiert.
- Viele Varianten pro Formular: je nach Typ 32 bis 256
- Mehr Varianten, wenn Praxisfälle stärker auseinandergehen
- Parameterlogik statt „wir haben mal ein paar Versionen gebaut“
- Ein- oder Mehrpersonen-Variante als typischer Filterpunkt
- Zeitraum-Varianten: Woche, Monat, Jahr (je nach Formular)
- Materialerfassung: Tabelle oder freie Beschreibung (je nach Bedarf)
- Mitarbeitername erfassen oder bewusst weglassen
- Anzeige der Variantenanzahl in jedem Filter-Schritt
- Vorschau vor dem Kauf, damit man wirklich sieht, was man bekommt
Der Filter ist so aufgebaut, dass jeder Klick einen Parameter festlegt. Schon im ersten Schritt wird angezeigt, wie viele Variationen hinter den jeweiligen Optionen liegen. Beispiel: Wenn es insgesamt 256 Varianten gibt und es im ersten Schritt zwei Optionen gibt, sieht man direkt „128 / 128“. Nach dem Klick geht es in den nächsten Schritt, dort wird wieder entsprechend aufgeteilt, z. B. „64 / 64“. So kommt man in wenigen Entscheidungen zur konkreten Vorlage, die zum eigenen Einsatz passt.
Wenn eine Vorlage wirklich perfekt passt, kann man sie direkt in den Warenkorb legen, online bezahlen, sofort herunterladen, per E-Mail erhalten und unmittelbar verwenden. Falls doch nichts exakt passt, kann eine individuelle Vorlage beauftragt werden. Und wenn eine Variante fast richtig ist, kann man bei der Anfrage konkret sagen, dass eine Anpassung auf Basis einer bestehenden Vorlage gewünscht ist – das ist in der Regel preisgünstiger als eine komplett neue Entwicklung.
Kauf, Nutzung, Lizenzmodell und interne Verteilung im Unternehmen
Unsere fertigen PDF-Formulare werden als einzelne interaktive PDF-Dateien verkauft. Nach dem Kauf gehören sie vollständig Ihnen und können zeitlich unbegrenzt und beliebig oft verwendet werden. Es gibt keine laufenden Lizenzgebühren, keine Abos und keine nutzungsabhängigen Kosten. Sie zahlen einmal die Beschaffungsgebühr und können die Vorlage dauerhaft einsetzen.
In der Praxis bedeutet das maximale Freiheit bei der internen Nutzung. Die Datei kann zentral abgelegt werden, zum Beispiel in einem Cloud-Ordner für Vorlagen oder leere Formulare. Mitarbeitende greifen darauf zu, erstellen Kopien, füllen diese aus und speichern die ausgefüllten Formulare wiederum in einem separaten Ordner für erledigte Vorgänge. So hat das Büro sofort Zugriff auf die Daten, die der Außendienst gerade ausgefüllt und abgelegt hat.
Durch die Nutzung über Cloud-Speicher lassen sich Versionierung und Wiederherstellung alter Stände nutzen. Damit ist man zusätzlich gegen versehentliches Überschreiben oder Datenverlust abgesichert. Alternativ können die Dateien natürlich auch klassisch verteilt werden: per E-Mail, per USB-Stick oder über andere interne Wege. Es handelt sich immer um ganz normale PDF-Dateien, die frei kopiert und auf Geräte übertragen werden können.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Offline-Fähigkeit. Die Formulare lassen sich vollständig ohne Internetverbindung ausfüllen. Das ist besonders relevant bei Einsätzen in Kellerräumen, auf Baustellen oder an anderen Orten ohne stabile Verbindung. Die ausgefüllten Dateien können später einfach gespeichert, übertragen oder synchronisiert werden, sobald wieder Zugriff auf das Netzwerk besteht.
Unterschriften, Verbindlichkeit und Erstellung statischer PDF-Dokumente
Nahezu alle unsere fertigen PDF-Formulare enthalten Unterschriftsfelder. Je nach Formulartyp gibt es ein oder mehrere Unterschriftsbereiche, ergänzt um Ort- und Datumsfelder. Damit lassen sich sowohl interne Bestätigungen als auch Kundenunterschriften direkt im Formular erfassen, ohne Ausdrucken und Einscannen.
- Mehrere Unterschriftsfelder: Je nach Formular für Mitarbeitende, Kunden oder weitere Beteiligte.
- Ort und Datum integriert: Bestandteil der Unterschrift, nicht separat zu pflegen.
- Zeichnerische Unterschrift: Nutzung der Unterschriftfunktion im Adobe Reader.
- Freies Zeichnen: Alternativ einfach mit dem Zeichenwerkzeug direkt ins Dokument zeichnen.
- Mobilgeräte: Zeichnen per Touch in Apps wie PDF Expert oder Foxit Reader.
- Optimierte Unterschriftsfelder: So aufgebaut, dass Unterschriften nicht „hinter“ Feldern verschwinden.
Bei der klassischen Unterschriftfunktion im Adobe Reader wird das Formular nach dem Signieren gesperrt und ist nicht mehr ohne Weiteres bearbeitbar. Beim freien Zeichnen bleibt das Formular weiterhin ausfüllbar. Je nach Anwendungsfall kann das eine oder das andere sinnvoller sein. Auf Mobilgeräten erfolgt die Unterschrift in der Regel über Zeichenwerkzeuge der jeweiligen App.
Wenn aus einem ausgefüllten Formular ein nicht mehr editierbares Dokument erzeugt werden soll, lässt sich das einfach über den Druckdialog lösen. Statt eines Papierdruckers wählt man einen virtuellen PDF-Drucker und erstellt so eine statische PDF-Datei. Diese kann anschließend archiviert, an Kunden weitergegeben oder extern verteilt werden, ohne dass Inhalte noch verändert werden können.