Verschiedene Arbeitsgruppen bei Formilo:
Wer setzt Ihre Formularlösung praktisch um?
Bei Formilo arbeiten spezialisierte Arbeitsgruppen, die Formulare, Vorlagen, Webformulare und Software so umsetzen, dass sie im Alltag zuverlässig funktionieren. Je nach Technologie übernehmen Designer, Entwickler, Prozess-Experten und Berater klar definierte Aufgaben – von der Gestaltung über Logik und Schnittstellen bis zur Projektsteuerung.
Sie profitieren davon, dass nicht „eine Person alles“ macht, sondern jedes Team die Details seines Fachgebiets beherrscht und sauber an das nächste Team übergibt. So entstehen Lösungen, die fachlich passen, technisch stabil sind und sich in Ihre Umgebung integrieren lassen.
- Klare Zuständigkeiten je Formulartechnologie
- PDF: Layout, Drucktauglichkeit, Interaktivität
- Office: Vorlagen in Word/Excel/LibreOffice/OpenOffice
- Web: Standalone-Formulare und kleine Web-Anwendungen
- WordPress: Formulare direkt im CMS
- Software: komplexe Web-Lösungen im modernen Stack
- Digitale Prozesse: Einführung von Drittsoftware und No-Code-Workflows
- KI: LLMs, Agenten und KI-Module als Baustein
- Beratung & Projektmanagement: Anforderungen, Planung, Umsetzungssicherheit
Wenn Sie bei Formilo anfragen, bekommen Sie nicht nur „ein Formular“, sondern ein Team-Setup, das zu Ziel, Umfeld und Komplexität passt. Damit vermeiden Sie typische Reibungsverluste: falsche Tool-Wahl, unklare Anforderungen, nicht getestete Logik oder Integrationen, die im Betrieb scheitern.
Zusammenarbeit der Arbeitsgruppen:
Übergaben, Abstimmung, klare Verantwortungen
- Beratung klärt Zielbild, Nutzerfluss, Pflichtdaten, Ausgabeformate und Randbedingungen.
- Projektmanagement strukturiert Aufgaben, priorisiert, koordiniert Abnahmen und Termine.
- Design- und Umsetzungsteams arbeiten mit eindeutigen Spezifikationen statt Annahmen.
- PDF-Design und Acrobat JavaScript stimmen Layout und Logik so ab, dass Felder, Validierungen und Ausgabe konsistent bleiben.
- Office-Team liefert Vorlagen, die in der vorgesehenen Office-Umgebung stabil nutzbar sind.
- Web-Team setzt Formular-Frontend, Versandlogik und Hosting-Umfeld so um, dass es auf Standard-Webhosting läuft.
- WordPress-Team bildet Formulare im CMS ab und holt bei komplexer Logik das Web-Team hinzu.
- Digitale Prozesse, Web-Team und Software-Team teilen Integrationsaufgaben nach „No-Code“, „leichte Web-Integration“ und „komplexe Individualentwicklung“ auf.
- KI-Team ergänzt dort, wo KI Funktionen sinnvoll erweitert: z. B. Assistenz, Klassifikation, Texterstellung oder intelligente Prüflogik.
- Abnahme erfolgt schrittweise: fachliche Prüfung, technische Prüfung, Integrationsprüfung, Übergabe in Betrieb.
Grafik- & Printdesign-Team für PDF-Formulare (interaktiv und Druck)
Das Grafik- und Printdesign-Team gestaltet bei Formilo alles, was am Ende als PDF-Datei ausgeliefert wird: interaktive PDF-Formulare genauso wie statische Druck-PDFs. Dazu gehören klassische Printformulare, Formularblöcke und Durchschreibersätze. Der Schwerpunkt liegt darauf, dass die Gestaltung nicht nur „schön“ ist, sondern technisch korrekt, reproduzierbar und für den vorgesehenen Einsatz belastbar bleibt – am Bildschirm, im Druck und in typischen Prozessketten wie Ablage, Versand und Archivierung.
In der Praxis bedeutet das: Das Team denkt Layout, Feldlogik und Ausgabe früh zusammen. Bei interaktiven PDFs wird so gestaltet, dass Eingabefelder, Beschriftungen, Tab-Reihenfolgen und Platz für variable Inhalte sinnvoll funktionieren. Bei Druck-PDFs steht im Vordergrund, dass das Formular eindeutig, maschinen- und menschenlesbar ist, sauber auf Papier läuft und typische Fehlerquellen wie abgeschnittene Inhalte, verschobene Ränder oder uneinheitliche Typografie vermieden werden.
- PDF-Layout und Informationshierarchie: Aufbau von Formularseiten, klare Leserichtung, sinnvolle Gruppierung von Eingabebereichen und eine Gestaltung, die Pflichtangaben, Hinweise und Ausfülllogik nachvollziehbar macht.
- Drucktauglichkeit und technische Reinheit: Gestaltung so, dass die PDF-Ausgabe stabil bleibt – inklusive sauberer Ränder, konsistenter Schriftwahl und verlässlicher Darstellung in gängigen PDF-Viewern und Druckumgebungen.
- Formularvarianten und Formfamilien: Erstellung mehrerer Versionen eines Formulars (z. B. Sprachvarianten, unterschiedliche Abteilungen, unterschiedliche Ausgabewege), ohne dass Struktur und Wiedererkennbarkeit verloren gehen.
- Vorbereitung für Interaktivität: Gestaltung mit Blick auf Felder, Zustände, Platzbedarf und dynamische Inhalte, damit das Acrobat JavaScript-Team Logik und Interaktion sauber darauf aufbauen kann.
- Optimierung für Nutzungsszenarien: Anpassung an reale Arbeitsabläufe: Ausfüllen am PC, Ausdruck, manuelles Ausfüllen, Scannen, Ablage und Weitergabe.
- Qualitätsprüfung und Korrekturschleifen: Sichtprüfung auf Lesbarkeit, Konsistenz und Vollständigkeit, inklusive Abstimmung mit Beratung, Projektmanagement und Entwicklung, wenn Logik oder Integrationen betroffen sind.
Das Ergebnis ist eine PDF-Gestaltung, die nicht nur „fertig aussieht“, sondern im Betrieb stabil bleibt: eindeutig, gut ausfüllbar, drucksicher und konsistent über alle Seiten hinweg. Besonders bei Formularen mit vielen Feldern oder mehreren Ausgabekanälen sorgt diese Spezialisierung dafür, dass es später keine teuren Nacharbeiten gibt, weil Layout und technische Anforderungen von Anfang an zusammen gedacht wurden.
Office-Team für Word-, Excel-, LibreOffice- und OpenOffice-Vorlagen
Das Office-Team von Formilo erstellt Formular- und Dokumentvorlagen in Word, Excel, LibreOffice und OpenOffice. Der Kern der Arbeit ist nicht „schönes Dokumentdesign“, sondern das technisch saubere Ausnutzen der Möglichkeiten dieser Office-Umgebungen – inklusive ihrer Grenzen. Gerade weil diese Programme nicht primär für professionelle Formularentwicklung gebaut sind, entscheidet Detailwissen darüber, ob Vorlagen im Alltag stabil funktionieren oder ob sie beim Anwender auseinanderfallen.
Das Team sorgt dafür, dass Vorlagen auch unter realen Bedingungen robust bleiben: unterschiedliche Office-Versionen, unterschiedliche Systeme, wechselnde Drucker, variierende Schriftverfügbarkeit, abweichende Seitenränder oder Nutzer, die Inhalte kopieren, einfügen und erweitern. Wo Office-Technologien fachlich oder technisch nicht sinnvoll sind, formuliert das Team klare Alternativen oder Abgrenzungen, statt instabile Workarounds zu „verkaufen“.
- Erstellung von Word-Formularvorlagen mit stabiler Struktur
- Excel-basierte Eingabe- und Berechnungsformulare, wenn Tabellenlogik gebraucht wird
- LibreOffice-/OpenOffice-Vorlagen für Umgebungen ohne Microsoft Office
- Aufbau konsistenter Format- und Vorlagenlogik, damit Inhalte nicht „driften“
- Seitenlayout und Druckverhalten so einstellen, dass Ausdrucke reproduzierbar bleiben
- Feld- und Eingabekonzepte innerhalb der Office-Möglichkeiten sinnvoll umsetzen
- Kompatibilität und Praxistauglichkeit über typische Versionen und Systeme hinweg prüfen
- Saubere Übergabe an andere Arbeitsgruppen, wenn Office-Vorlagen in Prozesse, PDFs oder Webflüsse eingebunden werden
Damit erhalten Sie Office-Vorlagen, die sich nicht nur „in der Entwicklung“ gut anfühlen, sondern im Alltag: stabil, nachvollziehbar, druckbar und für Anwender einfach zu bedienen. Wenn Office der richtige Kanal ist, holt das Team das Maximum heraus. Wenn Office fachlich ungeeignet ist, wird das sauber begründet, damit Sie keine Lösung bekommen, die nur kurzfristig funktioniert.
Acrobat JavaScript-Team für interaktive PDF-Logik (AcroForm)
Das Acrobat JavaScript-Team programmiert die Interaktivität von PDF-Formularen auf Basis von Acrobat JavaScript (AcroForm). Hier geht es nicht um „ein paar Berechnungen“, sondern um verlässliche Formularlogik: Eingaben prüfen, Felder steuern, Abläufe führen, Abhängigkeiten abbilden und die Nutzung so gestalten, dass Anwender korrekt ausfüllen und Prozesse nicht an Kleinigkeiten scheitern. Entscheidend ist dabei: PDF-Interaktivität muss innerhalb der Regeln der PDF-Viewer funktionieren, die im Zielumfeld verwendet werden.
Das Team arbeitet eng mit dem Grafik- und Printdesign zusammen, weil Layout, Feldstruktur und Logik zusammenpassen müssen. Interaktive PDFs sollen nicht nur funktionieren, sondern wartbar bleiben: klare Feldbenennungen, nachvollziehbare Skriptstruktur und eine Umsetzung, die auf typische Änderungen vorbereitet ist, ohne dass jede Anpassung das Formular destabilisiert.
- Validierung und Pflichtlogik: Prüfung von Eingaben (Formate, Pflichtfelder, Plausibilität) und klare Rückmeldung an Nutzer, damit Fehler früh auffallen statt erst im Prozess.
- Berechnungen und Abhängigkeiten: Automatisches Rechnen, Summen, Bedingungen und Feldverknüpfungen, damit Anwender weniger manuell tun müssen und Ergebnisse konsistent sind.
- Feldsteuerung und dynamische Anzeige: Ein-/Ausblenden, Sperren, Freigeben oder Vorbefüllen von Feldern basierend auf Auswahl, Rolle oder Status, um das Formular zielgerichtet zu führen.
- Benutzerführung und Bedienlogik: Tab-Reihenfolge, sinnvolle Fokussteuerung, Hilfetexte und Interaktionsmuster, die schnelles, fehlerarmes Ausfüllen ermöglichen.
- Ausgabe- und Exportlogik: Steuerung von Ausgabeprozessen innerhalb der PDF-Möglichkeiten, z. B. strukturierte Datenerfassung, konsistente Feldwerte und vorbereitete Weiterverarbeitung.
- Testing im Zielumfeld: Prüfung der Funktion in typischen Viewer- und Systemkonstellationen, um Unterschiede in Verhalten und Einschränkungen früh zu erkennen und sauber zu berücksichtigen.
So entstehen interaktive PDF-Formulare, die im Alltag nicht „zufällig funktionieren“, sondern bewusst auf reale Nutzung ausgelegt sind: mit klarer Logik, stabilen Abhängigkeiten und einer Umsetzung, die auch bei Erweiterungen oder Folgeversionen nachvollziehbar bleibt.
XFA-Spezialisten: Aufbau, Konfiguration und Betrieb in kontrollierten Umgebungen
Bei Formilo gibt es Mitarbeitende, die auf XFA-Formulare spezialisiert sind und mit der dazugehörigen Software arbeiten. Diese Spezialisierung ist bewusst getrennt von „klassischen“ PDF-Workflows, weil XFA-Formulare in Aufbau, Laufzeitverhalten und Konfiguration anders funktionieren und in der Umsetzung deutlich anspruchsvoller sein können. Gerade weil XFA-Formulare oft komplexe Anforderungen abbilden und typischerweise mehr Zeit in Analyse, Aufbau und Feinschliff binden, sind bei Formilo mehrere Stellen gezielt dafür besetzt.
Die XFA-Spezialisten übernehmen die Strukturierung und Konfiguration der Formulare so, dass Logik, Darstellung und Datenmodell sauber zusammenspielen. Dabei ist entscheidend, dass die Lösung in der vorgesehenen Zielumgebung zuverlässig nutzbar bleibt. Wo Rahmenbedingungen, Viewer-Verhalten oder Prozessanforderungen Einschränkungen mit sich bringen, werden diese nicht übergangen, sondern in der Konzeption berücksichtigt, damit das Ergebnis nicht nur „in der Entwicklungsumgebung“ funktioniert.
Zum Aufgabenpaket gehört auch die saubere Abstimmung mit Beratung, Projektmanagement und angrenzenden Arbeitsgruppen, wenn XFA-Formulare in größere Prozessketten eingebunden sind oder wenn es Überschneidungen zu PDF-Gestaltung, Datenübergaben oder Integrationen gibt. So wird XFA nicht als Insellösung behandelt, sondern als eigener Technologiepfad, der fachlich passend eingesetzt und technisch kontrolliert umgesetzt wird.
Web-Entwicklungsteam für Webformulare und kleine Web-Anwendungen (PHP/JS/HTML/CSS)
Das Web-Entwicklungsteam von Formilo erstellt eigenständige Webformulare und schlanke Web-Anwendungen, die ohne CMS und ohne unnötige Infrastruktur laufen sollen. Der Fokus liegt auf Lösungen, die auf einem normalen Webhosting des Kunden betrieben werden können: klarer Code, wenig Abhängigkeiten, geringe Wartungs- und Hostingkosten, aber trotzdem sauberer Datenfluss, sichere Verarbeitung und ein stabiler Betrieb im Alltag.
Das Team arbeitet mit PHP, JavaScript, HTML und CSS und kennt die technischen Rahmenbedingungen, die im Webbetrieb den Unterschied machen: Serverumgebungen, Dateirechte, Konfiguration, Domains, Weiterleitungen und Einbindungsszenarien. Das ist besonders wichtig, wenn Formulare nicht „nur entwickelt“, sondern auch konkret auf dem Zielsystem ausgerollt und dort nachvollziehbar lauffähig gemacht werden müssen.
- Standalone-Webformulare: Entwicklung von Webformularen, die ohne CMS funktionieren und direkt auf dem Webserver ausgeführt werden – inkl. Formularlogik, Übermittlung und nachvollziehbarer Verarbeitung.
- Kleine Web-Anwendungen: Umsetzung schlanker Tools mit begrenzter Komplexität, wenn ein Formular allein nicht reicht, aber eine „große Plattform“ unverhältnismäßig wäre.
- Hosting-&-Betriebsfähigkeit: Anpassung an typische Webhosting-Umgebungen, inklusive sauberer Ablagestrukturen, Konfiguration und betriebssicherer Ausführung.
- Deployment-Kompetenz: Umgang mit FTP/SFTP, Domain-Setup, Weiterleitungen und Einbindungen (z. B. iFrames), damit das Formular nicht nur programmiert, sondern auch korrekt erreichbar ist.
- Schnittstellen im Web-Kontext: Anbindung über APIs, Webhooks oder Datenübergaben, wenn eine Integration technisch leichtgewichtig bleibt und im klassischen Web-Stack sinnvoll abbildbar ist.
- Abgrenzung zu komplexer Software: Klare Entscheidung, wann ein schlanker Webansatz reicht – und wann das Software-Team für größere, langfristig wachsende Systeme übernehmen sollte.
Sie bekommen damit Weblösungen, die nicht nur „irgendwo laufen“, sondern gezielt für den einfachen Betrieb auf Standard-Webhosting gebaut sind. Gerade bei Formularen, die schnell ausgerollt, sauber eingebunden und kosteneffizient betrieben werden sollen, ist dieses Team der passende Umsetzungspartner.
WordPress-Team für Kontakt- und Anfrageformulare im CMS
Das WordPress-Team von Formilo erstellt Formulare direkt innerhalb von WordPress – typischerweise Kontakt-, Anfrage- und Prozessformulare, die eng an Inhalte, Landingpages oder Kampagnen im CMS gekoppelt sind. Der Vorteil: Redaktions- und Formularwelt bleiben in einem System, und Anpassungen an Feldern, Texten oder Seitenlogik lassen sich sauber in den WordPress-Kontext einbetten.
Das Team kennt WordPress in der Tiefe und kann viele typische Erweiterungen im Rahmen des Systems umsetzen. Dazu gehört auch, dass kleinere Anpassungen in JavaScript, HTML und PHP vorgenommen werden können, wenn ein Formular-Plugin nicht exakt das liefert, was fachlich benötigt wird. Sobald Anforderungen jedoch so komplex werden, dass es Richtung individuelle Weblogik, spezielle Datenflüsse oder außergewöhnliche Integrationen geht, holt das WordPress-Team das klassische Web-Team hinzu.
- Erstellung von WordPress-Formularen für Kontakt, Anfrage und Leadprozesse
- Abbildung typischer Feld- und Validierungslogik im WordPress-Kontext
- Anbindung an bestehende Seiten, Landingpages und Inhaltsstrukturen
- Praktische Umsetzung von Tracking- und Conversion-Anforderungen, soweit technisch sinnvoll
- Kleine Code-Anpassungen in HTML, CSS, JavaScript und PHP für passgenaue Formulare
- Saubere Rechte- und Rollenlogik im CMS, wenn unterschiedliche Nutzergruppen beteiligt sind
- Koordination mit Web-Team bei komplexen Integrationen, Speziallogik oder externen Datenflüssen
- Stabilitäts- und Update-Blick: Umsetzung so, dass WordPress-Updates möglichst wenig Reibung verursachen
So entsteht ein WordPress-Formular, das nicht als Fremdkörper wirkt, sondern in Struktur, Design und Bedienung zum Auftritt passt – und bei steigender Komplexität nahtlos in Richtung Web-Entwicklung erweitert werden kann, ohne dass Sie die Plattform wechseln müssen.
Software-Team: komplexe Web-Software, Formularcenter und tastaturfreie Lösungen (React/Node/AWS/TypeScript)
Das Software-Team ist bei Formilo die Einheit für alles, was über einzelne Formulare hinausgeht und als robuste, langfristig betreibbare Anwendung im Browser laufen soll. Hier entstehen komplexe Web-Lösungen, Formularcenter und Funktionen rund um tastaturfreie Formulare, wenn Standardwege nicht mehr reichen oder wenn viele Nutzer, Rollen, Datenflüsse und Prozesse sauber orchestriert werden müssen. Dieses Team ist bewusst breit aufgestellt, weil die Anforderungen in solchen Projekten selten „nur“ technisch sind: Datenmodell, Rechte, UX, Performance, Betrieb und Integrationsfähigkeit gehören immer zusammen.
Technologisch arbeitet das Team im modernen Stack, insbesondere mit React, Node.js, TypeScript und AWS-nahen Betriebs- und Architekturmustern. Damit kann Formilo browserbasierte Software entwickeln, die skalierbar ist, sauber versioniert wird und sich in Unternehmensumgebungen einfügt – von internen Tools bis zu kundenorientierten Portalen. Wo Schnittstellen und Integrationen einen wesentlichen Teil ausmachen, setzt das Software-Team individuelle Anbindungen um, wenn No-Code-Tools oder leichte Web-Integrationen nicht ausreichen.
- Komplexe Web-Anwendungen: Entwicklung größerer, modularer Browser-Software, wenn Prozesse, Rollen, Datenflüsse und Bedienlogik nicht mehr in ein einzelnes Formular passen.
- Formularcenter und Plattformlogik: Aufbau von zentralen Umgebungen, in denen Formulare verwaltet, ausgefüllt, verteilt, versioniert und in Prozesse eingebunden werden können.
- Tastaturfreie Formulare: Umsetzung von Eingabeoberflächen, die auf schnelle, geführte Datenerfassung optimiert sind – besonders relevant, wenn Ergonomie und Geschwindigkeit im Tagesbetrieb zählen.
- Individuelle Schnittstellenentwicklung: Programmierte Integrationen über APIs und Datenflüsse, wenn Standard-Tools nicht genügen oder wenn komplexe Logik, Sicherheit und robuste Fehlerbehandlung erforderlich sind.
- Architektur, Wartbarkeit, Betrieb: Aufbau so, dass Weiterentwicklung, Tests, Releases und stabiler Betrieb möglich sind, ohne dass jede Anpassung zum Risiko wird.
- Zusammenarbeit mit Spezialteams: Einbindung von KI-Team, Prozess-Team oder Web-Team, wenn Teilbereiche besser dort aufgehoben sind – ohne Brüche in Verantwortung oder Umsetzung.
Wenn Sie eine Lösung brauchen, die dauerhaft genutzt, erweitert und in bestehende Systemlandschaften integriert werden soll, ist das Software-Team der richtige Umsetzungskern. Es deckt die Komplexität ab, die entsteht, sobald Prozesse wachsen, mehrere Systeme zusammenspielen oder aus „einem Formular“ eine echte Anwendung wird.
Team Digitale Prozesse: Drittsoftware einführen, Workflows bauen, No-Code-Integrationen
- Einführung gängiger CRM-, ERP-, Buchhaltungs- und E-Mail-Systeme in Unternehmen, wenn Standardsoftware fachlich passt.
- Einrichtung von Accounts, Rollen, Nutzern und Grundkonfigurationen, damit Teams produktiv arbeiten können.
- Aufbau von Templates, Masken, Standardfeldern und Arbeitsvorlagen innerhalb der jeweiligen Tools.
- Durchführung von Schulungen und Übergaben, damit Prozesse nicht am Tool-Verständnis scheitern.
- Planung und Umsetzung digitaler Workflows, wenn mehrere Systeme zusammenarbeiten sollen.
- Umsetzung von Schnittstellen ohne Programmierung (No-Code/Low-Code), wenn Tools sich über vorhandene Connectoren oder APIs verbinden lassen.
- Orchestrierung von Datenflüssen zwischen Kundensystemen, eingeführter Drittsoftware und Formilo-Lösungen, sofern keine Individualentwicklung nötig ist.
- Klare Abgrenzung: Wenn Programmierung erforderlich wird, Übergabe an Software-Team (komplexe Individualentwicklung) oder Web-Team (leichte Web-Integrationen im klassischen Stack).
- Tool-Auswahl nach Nutzen statt Trend: Einsatz fertiger Lösungen dort, wo Aufwand und Betrieb einer Individualsoftware nicht gerechtfertigt sind.
KI-Team: LLMs, Agenten, CustomGPTs und KI als Baustein in Formularen und Software
Das KI-Team von Formilo ist spezialisiert darauf, Künstliche Intelligenz so einzusetzen, dass sie in realen Prozessen einen messbaren Nutzen bringt – nicht als Spielerei, sondern als funktionaler Baustein. Das Team arbeitet sowohl eigenständig an KI-Projekten als auch als Unterstützung für andere Arbeitsgruppen, wenn KI in PDF-Formulare, Webformulare, Softwarelösungen oder Prozessketten integriert werden soll. Entscheidend ist dabei die saubere Einbettung in den Gesamtkontext: Datenquellen, Datenschutzanforderungen, Betriebsmodell, Kostenkontrolle und Fehlerverhalten.
Die Expertise reicht von lokal betriebenen LLM-Setups bis zu gehosteten KI-Diensten, je nachdem, was fachlich und organisatorisch sinnvoll ist. Das Team kennt Konzepte wie CustomGPTs, Agenten, KI-Mitarbeiter und die Verkettung mehrerer KI-Komponenten zu einem durchgängigen Ablauf. Ebenso wichtig ist das Handwerk: Prompt Engineering, strukturierte Ausgabeformate, Evaluierung der Ergebnisse und robuste Umsetzung, damit KI-Ausgaben nicht „zufällig“ sind, sondern kontrollierbar bleiben.
- KI-Strategie für konkrete Anwendungsfälle: Auswahl des passenden KI-Ansatzes je nach Ziel – z. B. Assistenz, Klassifikation, Zusammenfassung, Textgenerierung oder intelligente Eingabeunterstützung.
- Lokale LLMs und gehostete KI: Aufbau lokaler Setups, wenn Kontrolle wichtig ist, und Einsatz gehosteter Lösungen, wenn Schnelligkeit und Skalierung im Vordergrund stehen.
- CustomGPTs, Agenten, KI-Mitarbeiter: Konzeption und Umsetzung mehrstufiger KI-Abläufe, die Aufgaben nicht nur beantworten, sondern als Prozesskette bearbeiten.
- Prompt Engineering und Output-Design: Entwicklung von Prompts und Ausgabeformaten, die in Formularen und Software weiterverarbeitet werden können, statt nur „Text“ zu liefern.
- Training und Wissensanbindung: Aufbau von Trainings- und Anpassungskonzepten sowie Anbindung an relevante Inhalte, wenn KI auf Unternehmenskontext reagieren soll.
- Hardware- und Betriebsberatung: Bewertung, welche Hardware für welche KI-Zwecke sinnvoll ist, und wie Betrieb, Kosten und Performance in Balance bleiben.
Wenn KI bei Ihnen ein Projekt ist, liefert das KI-Team die Umsetzung. Wenn KI nur ein Teilbaustein ist, arbeitet das Team eng mit PDF-, Web- und Softwareentwicklung sowie dem Prozess-Team zusammen – damit KI dort sitzt, wo sie hingehört: als integrierte Funktion, die im Alltag stabil nutzbar ist.
Beraterteam: Erstgespräch, Anforderungserhebung, Lastenheft und Technologieentscheidung
Das Beraterteam ist bei Formilo der Startpunkt für eine saubere Umsetzung. Hier werden Erstgespräche geführt, Anforderungen strukturiert erhoben und – wenn sinnvoll – in ein belastbares Lastenheft übersetzt. Ziel ist nicht, möglichst schnell eine Technologie zu „verkaufen“, sondern die passende Formular- oder Softwarelösung zu definieren: Was soll erreicht werden, wer nutzt es, welche Daten entstehen, wohin müssen sie, und welche Rahmenbedingungen gelten im Betrieb?
Die Beratung sorgt dafür, dass die Umsetzungsteams klare Aufgaben bekommen statt Interpretationsspielraum. Das verhindert typische Projektfehler: unklare Pflichtangaben, unentschiedene Ausgabewege, späte Systemgrenzen oder Integrationsanforderungen, die erst nach Beginn der Entwicklung auftauchen. Je komplexer das Vorhaben, desto wichtiger ist diese Vorarbeit, weil sie die späteren Kosten für Korrekturen und Richtungswechsel reduziert.
- Erstgespräche mit Fokus auf Ziel, Nutzer, Prozess und Randbedingungen
- Strukturierte Anforderungserhebung: Eingaben, Ausgaben, Prüfregeln, Zustände
- Technologieauswahl: PDF, Office, Web, WordPress oder Software – passend zum Einsatz
- Abgrenzung von Muss- und Kann-Anforderungen, damit Umfang steuerbar bleibt
- Definition von Integrationsbedarf: Schnittstellen, Datenübergaben, Systemgrenzen
- Erstellung eines Lastenhefts, wenn Komplexität oder Stakeholderzahl es erfordern
- Vorbereitung klarer Arbeitspakete für Design, Entwicklung und Prozess-Teams
- Unterstützung bei Priorisierung und Entscheidungsfindung, wenn mehrere Lösungswege möglich sind
Am Ende steht eine Entscheidung, die tragfähig ist: fachlich, technisch und organisatorisch. Damit starten Sie nicht mit Annahmen, sondern mit einer definierten Lösung – und die Teams bei Formilo können exakt das umsetzen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Die Beratung sorgt dafür, dass die Umsetzungsteams klare Aufgaben bekommen statt Interpretationsspielraum. Das verhindert typische Projektfehler: unklare Pflichtangaben, unentschiedene Ausgabewege, späte Systemgrenzen oder Integrationsanforderungen, die erst nach Beginn der Entwicklung auftauchen. Je komplexer das Vorhaben, desto wichtiger ist diese Vorarbeit, weil sie die späteren Kosten für Korrekturen und Richtungswechsel reduziert.
Projektmanagement-Team:
Multi-Projekt-Steuerung und Product-Owner-Rolle in großen Vorhaben
Das Projektmanagement bei Formilo ist nach Projektart organisiert, weil kleine Formularaufträge andere Steuerung brauchen als große, mehrmonatige Vorhaben. Für kleinere Formulare, deren Umsetzung wenige Tage dauert, gibt es Projektmanager, die auf Multi-Project-Management spezialisiert sind. Sie steuern viele parallele Aufgaben effizient, halten Absprachen knapp, sorgen für schnelle Freigaben und vermeiden Leerlauf zwischen Korrekturschleifen, Abstimmung und Auslieferung.
Für größere Projekte gibt es Projektmanager, die deutlich tiefer in Inhalte, Anforderungen und Prioritäten einsteigen. Sie arbeiten nah am Kunden, verstehen die Teilaufgaben fachlich, strukturieren Tickets und achten darauf, dass Entscheidungen rechtzeitig getroffen werden. In solchen Projekten übernehmen sie praktisch die Product-Owner-Rolle: Sie vertreten den Kunden im Team, halten den Nutzenfokus hoch und sorgen dafür, dass Umsetzung und Fachlichkeit zusammenpassen.
In größeren Vorhaben wird zudem häufig in agilen Vorgehensweisen gearbeitet, wenn das Projekt davon profitiert: iterative Planung, klare Backlogs, regelmäßige Reviews und kontrollierte Erweiterung des Umfangs. Das Projektmanagement sorgt dabei nicht für „Methodik um der Methodik willen“, sondern für Verbindlichkeit: klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Termine, dokumentierte Entscheidungen und eine Abnahme, die nicht erst am Ende stattfindet, sondern schrittweise abgesichert wird.
Schnittstellen & Integrationen: Wer übernimmt welche Anbindung in welchem Fall?
Schnittstellen sind bei Formilo kein Nebenthema, sondern oft der Punkt, an dem Formulare und Software im Alltag wirklich wirksam werden. Entscheidend ist weniger, „ob“ eine Integration möglich ist, sondern wer sie sinnvoll umsetzt: ohne Overengineering, aber auch ohne fragile Bastellösungen. Formilo teilt Integrationsaufgaben deshalb nach Komplexität, Technologiestack und Betriebsziel auf.
Wenn eine Anbindung ohne Programmierung über bestehende Connectoren, Automations-Tools oder standardisierte API-Verbindungen machbar ist, übernimmt das Team Digitale Prozesse. Wenn eine Integration in einem schlanken Web-Kontext umgesetzt werden soll, z. B. für Standalone-Webformulare oder kleine Web-Anwendungen auf Standard-Webhosting, macht das das Web-Entwicklungsteam. Wenn Integrationen komplex werden – etwa mit umfangreicher Businesslogik, hoher Robustheit, vielen Systemen, Authentifizierungskonzepten oder langfristiger Erweiterbarkeit – liegt die Aufgabe beim Software-Team.
- Integrationen werden nach Aufwand, Risiko und Betriebsanforderung priorisiert
- No-Code/Low-Code-Verknüpfungen: Team Digitale Prozesse
- Leichtgewichtige Web-Integrationen im klassischen Stack: Web-Entwicklungsteam
- Komplexe programmierte Schnittstellen und Plattform-Integrationen: Software-Team
- API-Kommunikation wird so umgesetzt, dass Fehler, Timeouts und Rückgaben sauber behandelt werden
- Datenmapping wird fachlich abgestimmt: Feldbedeutung, Pflichtfelder, Statuslogik, Dubletten
- Auth und Zugriffe werden passend zur Zielumgebung umgesetzt, nicht „irgendwie zum Laufen“ gebracht
- Dokumentation der Anbindung: damit Betrieb, Änderungen und Erweiterungen planbar bleiben
So bekommen Sie Integrationen, die zu Ihrem Vorhaben passen: schnell und kosteneffizient, wenn Standard reicht – und robust sowie erweiterbar, wenn die Integration ein kritischer Prozessbaustein ist. Genau diese Einordnung ist der Unterschied zwischen einer Verbindung, die kurzfristig funktioniert, und einer Schnittstelle, die dauerhaft tragfähig bleibt.
FAQ: Welche Team-Kombination ist für welches Vorhaben typisch?
Hier beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um eine moderne, tiefgreifende Digitalisierung. Die Antworten sind bewusst klar formuliert – ohne Fachsprache, ohne Übertreibungen und direkt aus der Praxis unserer Kundenprojekte.
Dann ist meist das Grafik- und Printdesign-Team federführend. Wenn es „nur Druck“ ist, geht es vor allem um klare Struktur, Drucktauglichkeit und reproduzierbares Layout. Beratung und Projektmanagement sorgen dafür, dass Inhalte, Versionen und Freigaben sauber laufen.
In diesem Fall arbeiten Grafik/Printdesign und Acrobat JavaScript-Team zusammen: Layout und Feldstruktur müssen zur Logik passen. Typische Themen sind Pflichtfelder, Plausibilitäten, Berechnungen und geführte Eingaben. Je nach Prozess können Integrationsfragen hinzukommen, die dann entsprechend verteilt werden.
Dann ist das Office-Team zuständig. Es holt innerhalb der Office-Grenzen die bestmögliche Stabilität heraus und sorgt dafür, dass die Vorlage in der vorgesehenen Office-Umgebung wirklich nutzbar bleibt. Wenn Office fachlich nicht sinnvoll ist, wird das klar abgegrenzt, damit Sie keine instabile Dauerbaustelle bekommen.
Das ist ein typischer Fall für das Web-Entwicklungsteam. Es setzt Formularlogik und Ausführung so um, dass es auf Standard-Hosting betrieben werden kann, inklusive Themen wie Domain, Weiterleitungen, FTP/SFTP und Einbindung. Wenn zusätzlich eine kleine Web-Anwendung gebraucht wird, wird das in demselben Team umgesetzt, solange die Komplexität niedrig bleibt.
Dann arbeitet das WordPress-Team im CMS-Kontext und setzt Kontakt- oder Anfrageformulare passend zu Seiten, Inhalten und Nutzerflüssen um. Kleinere Anpassungen im Code sind möglich. Wenn es in Richtung individuelle Logik, besondere Datenflüsse oder aufwendige Integrationen geht, wird das Web-Team hinzugezogen.
Dann ist das Software-Team der Kern, weil hier Architektur, Rollen, Datenmodell, Betrieb und Erweiterbarkeit zentral sind. Integrationen, die programmierte Robustheit brauchen, liegen typischerweise ebenfalls dort. Andere Arbeitsgruppen werden gezielt eingebunden, z. B. KI für Assistenzfunktionen oder Digitale Prozesse für Standard-Tool-Workflows.
Dann ist häufig das Team Digitale Prozesse zuständig, wenn No-Code/Low-Code-Connectoren und standardisierte API-Verknüpfungen reichen. Wenn Programmierung nötig wird, wird je nach Kontext an das Web-Team (leichte Web-Integration) oder an das Software-Team (komplexe Integration) übergeben.
Dann kommt das KI-Team dazu – entweder als eigenes Projekt oder als Modul innerhalb eines Vorhabens. Es wird dort eingebunden, wo KI fachlich sinnvoll ist und technisch kontrollierbar bleibt, z. B. für Assistenz, Klassifikation, Textvorschläge oder intelligente Prüflogik. Umsetzung und Betrieb werden mit dem jeweils verantwortlichen Entwicklungs- oder Prozess-Team abgestimmt.