Schulung: Formulare, Datenerfassung, Software, IT
Formilo bietet strukturierte, praxisorientierte Schulungen an, die exakt darauf ausgelegt sind, die Nutzung unserer PDF-Formulare, Web-Formulare und komplexen Lösungen schnell und verständlich zu vermitteln.
Die Schulungen werden in der Regel online durchgeführt. Auf Wunsch können sie aufgezeichnet werden, damit neue Mitarbeiter jederzeit nachschauen können.
- Verständliche Einführung in alle relevanten Formulartypen
- Online-Schulungen für Mitarbeitergruppen oder Einzelpersonen
- Optional Aufzeichnung zur internen Weiterbildung
- Optimale Nutzung aller Formularfunktionen
- Einrichtung der passenden Apps und Programme
- Richtige Nutzung von Cloud-Speichern und Ablagestrukturen
- Erklärung interaktiver Funktionen und Automatisierungen
- Praxisnahe Beispiele aus realen Arbeitsabläufen
Schulung zur Nutzung der Formilo-Formulare
(PDF, Web, komplexe Lösungen)
Damit digitale Formulare im Unternehmen reibungslos funktionieren, müssen die Anwender genau wissen, wie sie mit den unterschiedlichen Formulartypen umgehen. Unsere Schulungen vermitteln dieses Wissen strukturiert, klar und mit direktem Bezug zu den realen Abläufen Ihres Unternehmens. Wir schulen Anwender in PDF-Formularen, Web-Formularen sowie komplexen Lösungen, die mehrere Systeme, Datenquellen oder automatisierte Prozesse miteinander verbinden.
Bei PDF-Formularen konzentrieren wir uns auf alle Schritte, die im Alltag relevant sind: Welche App auf welchem Gerät genutzt werden sollte, wie leere Vorlagen aus der Cloud geladen werden, wie das ausgefüllte Formular wieder in speicherbarer Form abgelegt wird und wie man nicht-ausfüllbare PDFs ausgibt. Zusätzlich erklären wir jede Automatik und jede Ausfüllhilfe, die wir in die Formulare integrieren – etwa Formatierungen, intelligente Eingabehilfen oder Funktionen, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind.
Bei Web-Formularen schulen wir den kompletten Ablauf von der Nutzung im Browser bis zur Weitergabe der Daten. Bei größeren oder technisch komplexeren Lösungen, etwa Formularsystemen, internen Plattformen oder datenbankgestützten Umgebungen, zeigen wir die Funktionsweise, Nutzerrechte, Arbeitsweisen und Best Practices für einen sicheren und effizienten Einsatz. Auf Wunsch zeichnen wir Schulungen auf, sodass Ihre Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können.
- Von Anfang an richtig starten: Installation empfohlener Apps, Einrichtung der Zugriffspfade, Verständnis der technischen Grundlagen.
- Nutzung von PDF-Formularen: Öffnen, Ausfüllen, Zwischenspeichern, Export, Cloud-Ablage und Weitergabe an Kollegen.
- Arbeiten mit Automatisierungen: Formatierungsregeln, Zeiteingaben, dynamische Berechnungen, Einblendlogiken.
- Nutzung von Web-Formularen: Bedienung im Browser, Datenweiterleitung, Exportfunktionen und Integrationen.
- Schulung komplexer Lösungen: Formularzentren, Datenzugriffe, Rollenmodelle, Konfiguration und Bedienabläufe.
- Aufgezeichnete Schulungen: Bereitstellung als interne Wissensquelle für neue oder externe Mitarbeiter.
- Praktischer Fokus: Jede Schulung enthält reale Beispiele und nachvollziehbare Arbeitsabläufe.
Alle Schulungsinhalte werden präzise auf Ihre individuelle Formularlösung abgestimmt. Ziel ist es, dass wirklich jeder Mitarbeiter die Formulare sicher, korrekt und schnell einsetzen kann – ohne Ausprobieren, ohne Fehler und ohne Rückfragen.
Schulung zur Pflege & Anpassung eingebauter Erweiterbarkeiten (ohne Formularbearbeitung)
Viele unserer Formulare enthalten bewusst eingebaute Erweiterbarkeiten, damit Unternehmen bestimmte Daten selbst aktuell halten können – ohne dass das eigentliche Formular bearbeitet oder neu programmiert werden muss. Diese Mechanismen ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, Stammdaten, Preislisten, Materialkataloge, Mitarbeiterlisten oder Optionen in Aufklapp- und Optionsfeldern flexibel zu pflegen. Damit diese Funktionen optimal genutzt werden, bieten wir Schulungen an, die genau erklären, wie diese eingebauten Bearbeitungswerkzeuge funktionieren und wie sie sicher angewendet werden.
In diesen Schulungen vermitteln wir, wie solche Datenbereiche strukturiert sind, wo sie gepflegt werden können und welche Regeln bei der Aktualisierung gelten. Wir zeigen im Detail, wie editierbare Dropdowns verwaltet werden, wie Einträge hinzugefügt, korrigiert oder gelöscht werden und wie sich diese Änderungen unmittelbar auf das Formular auswirken. Auch vermitteln wir, wie man Stammdaten sauber führt, sodass das Formular langfristig konsistent und fehlerfrei bleibt.
Ein weiterer Bestandteil ist die Vermittlung von Best Practices: Wie häufig sollten Daten aktualisiert werden? Welche Einträge benötigen klare Bezeichnungen? Welche Änderungen sollten dokumentiert werden? Wir erklären, welche Inhalte unkritisch sind und von Mitarbeitern selbst gepflegt werden können – und wo die Grenze zur eigentlichen Formularbearbeitung verläuft, die besser durch unser Team umgesetzt wird. Ziel ist, Ihrem Unternehmen maximale Flexibilität zu geben, ohne die Stabilität des Formulars zu gefährden.
Schulung zur eigenen Durchführung kleiner Formularänderungen
In einigen Fällen benötigen Unternehmen die Fähigkeit, kleine Änderungen an ihren Formularen selbst vorzunehmen. Das betrifft keine technischen Erweiterungen oder strukturellen Umbauten, sondern präzise, überschaubare Anpassungen wie das Ändern von Formulierungen, die Aktualisierung einzelner Feldbezeichnungen oder minimale Layoutkorrekturen. Für diese Fälle bietet Formilo Schulungen an, die Mitarbeitern die Grundlagen vermitteln, um solche Mikroanpassungen sicher und ohne Qualitätsverlust durchzuführen.
Wir zeigen in diesen Schulungen, wie die jeweilige Formulartechnologie funktioniert, welche Eingriffe gefahrlos möglich sind und welche Änderungen besser nicht selbst vorgenommen werden sollten. Dabei vermitteln wir ein praxisorientiertes Verständnis dafür, wie man einfache Anpassungen sauber ausführt, ohne unbeabsichtigte Nebenwirkungen in Logiken, Berechnungen oder Interaktionen zu erzeugen. Ziel ist nicht, Mitarbeiter zu Formularentwicklern auszubilden, sondern ihnen kontrollierte Änderungsmöglichkeiten zu eröffnen, wenn der organisatorische Rahmen dies erfordert.
Solche Schulungen werden zwar vergleichsweise selten benötigt, kommen aber insbesondere bei großen Behörden oder Unternehmen mit Beschaffungsrestriktionen zum Einsatz. Dort ist es oft notwendig, bestimmte Kleinigkeiten kurzfristig intern anzupassen, ohne jedes Mal einen externen Auftrag auszulösen. In anderen Fällen wünschen Kunden diese Kompetenz einfach für ein höheres Maß an Autonomie. Formilo sorgt dafür, dass diese Änderungen korrekt und ohne Risiko durchgeführt werden können.
- Ändern von Texten, Beschriftungen und einfachen Feldbezeichnungen
- Grundlagen der jeweiligen Formularsoftware verstehen
- Sicherer Umgang mit sichtbaren Formularobjekten
- Erkennen von Änderungen, die nicht selbst durchgeführt werden sollten
- Saubere Durchführung kleiner Layoutkorrekturen
- Vermeiden typischer Fehlerquellen bei Eigenanpassungen
- Dokumentation interner Änderungen für spätere Nachvollziehbarkeit
- Optionale Kontrolle durch unser Team vor dem Produktiveinsatz
Schulung zum eigenständigen Erstellen kompletter Formulare (Sonderfall)
In seltenen, aber strategisch wichtigen Fällen schulen wir Kunden darin, komplette Formulare selbst zu erstellen. Diese Schulungen kommen vor allem dann zum Einsatz, wenn sensible Inhalte oder vertrauliche Daten das Haus des Auftraggebers nicht verlassen dürfen. Auch große Behörden und Organisationen, die kritische Prozesse intern halten müssen, profitieren von dieser Möglichkeit. Formilo liefert in diesen Fällen die grundlegende technische Basis, erstellt erste Beispiel- oder Referenzformulare und vermittelt anschließend das Know-how, mit dem Kunden eigenständig weitere Formulare nach gleichem Standard aufbauen können.
Der Fokus liegt darauf, den Kunden eine technisch saubere und methodisch strukturierte Vorgehensweise zu zeigen. Sie lernen, wie Formulare nicht nur optisch gestaltet, sondern funktional sinnvoll aufgebaut werden – inklusive Logiken, Validierungen, Berechnungen, Feldstrukturen und Nutzerführung. Diese Schulungen befähigen dazu, systematisch und kontrolliert neue Formulare zu entwickeln, die auch langfristig wartbar bleiben und sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügen.
Da diese Fähigkeit nur in Ausnahmefällen benötigt wird, gestalten wir den Schulungsumfang individuell: von einem kompakten Workshop über eine mehrteilige Schulungsreihe bis hin zur projektbegleitenden Betreuung. Ziel ist immer, dass der Auftraggeber nach der Schulung eigenständig Formulare erstellen kann, die technisch stabil, logisch durchdacht und auf dem Niveau professioneller Formularentwicklung liegen.
- Grundlagen der Formulararchitektur: Strukturierung, Feldtypen, Datenmodelle und Aufbauprinzipien.
- Gestaltung & Layout: Platzverteilung, Feldgrößen, Benutzerführung und konsistentes Design.
- Interaktive Logiken: Bedingungen, Ein- und Ausblendungen, Validierungen, Berechnungen.
- Technische Umsetzung: Umgang mit den jeweiligen Entwicklungsumgebungen, Tools und Frameworks.
- Erstellen kompletter Formularvorlagen: Von der ersten Skizze über den Funktionsentwurf bis zur fertigen Datei.
- Best Practices & Qualitätskontrollen: Worauf bei professionellen Formularen zu achten ist, typische Fehlerquellen und Strategien zur Korrektur.
- Selbstständiges Weiterentwickeln: Wie neue Vorlagen konsistent an bestehende Formulare angeschlossen werden.
Geeignete Schulungsformate, Aufzeichnungen & Ablauf
Damit Schulungen effizient, zugänglich und für alle Mitarbeiter nutzbar sind, bietet Formilo mehrere Formate an. Standard ist die Online-Schulung, da sie sich flexibel planen lässt, keine Reisezeiten verursacht und auch große oder verteilte Teams problemlos teilnehmen können. Für besonders umfangreiche oder sensible Themen können wir auf Wunsch auch Vor-Ort-Schulungen durchführen, diese sind jedoch eher selten erforderlich, da die meisten Themen digital optimal vermittelt werden können.
Ein wesentlicher Vorteil unserer Schulungen ist die Möglichkeit, sie vollständig aufzuzeichnen. Viele Unternehmen nutzen diese Funktion, um neuen Mitarbeitern einen schnellen Einstieg zu ermöglichen oder Abläufe jederzeit intern nachvollziehbar zu machen. Dadurch entsteht eine dauerhafte Wissensbasis, die langfristig Support- und Schulungsaufwand reduziert. Die Aufzeichnungen können in internen Systemen oder Wissensdatenbanken abgelegt werden und stehen so dauerhaft zur Verfügung.
Der Ablauf jeder Schulung ist klar strukturiert: Zunächst werden die Ziele und relevanten Formulartypen definiert. Anschließend folgt die praktische Demonstration direkt am Formular oder System, begleitet von Erklärungen zu Funktionen, Besonderheiten und Best Practices. Danach können Teilnehmer Fragen stellen oder eigene Beispiele einbringen. Zum Abschluss erhalten die Teilnehmer auf Wunsch ergänzende Unterlagen oder die Schulungsaufzeichnung. Diese klare Struktur stellt sicher, dass alle Teilnehmer das Gelernte unmittelbar in ihrem Arbeitsalltag anwenden können.