Strukturierte Reisekostenabrechnung mit Mehrwertsteuer, Kilometergeld und Belegnachweis

Diese professionelle Vorlage für Reisekostenabrechnungen wurde speziell für Firmen entwickelt, die eine vollständige, steuerlich korrekte Erfassung von Dienstreisen benötigen. Sie unterstützt nicht nur die übersichtliche Darstellung mehrerer Reisen in tabellarischer Form, sondern ermöglicht auch die präzise Aufschlüsselung von Mehrwertsteuer und Kilometergeld – zwei zentrale Elemente für eine ordnungsgemäße Reisekostenprüfung. Zusätzlich bietet die Vorlage die Möglichkeit, alle angehängten Belege eindeutig zu referenzieren und aufzulisten.

Die Mehrwertsteuer wird in separaten Feldern ausgewiesen, was eine transparente Trennung zwischen Brutto- und Nettobeträgen erlaubt. Diese Darstellung ist insbesondere bei der Vorsteuererstattung von Bedeutung. Für Mitarbeiter, die mit dem privaten Fahrzeug reisen, stehen Felder für Kilometergeld bereit – inklusive automatischer Berechnung basierend auf eingegebenen Werten. Belege können im Formular namentlich aufgeführt werden, sodass alle Ausgaben eindeutig nachvollziehbar sind.

Separate Felder für Netto, Mehrwertsteuer und Brutto
Kilometergeld-Erfassung mit praktischer Summenberechnung
Tabellarische Darstellung mehrerer Reisen auf einer Seite
Auflistung von Originalbelegen mit Referenznummern
Hohe Nachvollziehbarkeit für Buchhaltung und Revision

Einfach personalisierbar – sofort im Unternehmen einsetzbar

Die Reisekostenvorlage kann direkt nach dem Kauf über den Webshop von Formilo heruntergeladen und genutzt werden. Alle Felder zur Personalisierung – wie Firmenname, Kopf- und Fußzeilen sowie Formularbezeichnung – lassen sich in einem gängigen PDF-Viewer wie Adobe Reader bearbeiten. Besonders nützlich: Ein integriertes Schlosssymbol ermöglicht es, den personalisierten Bereich zu sperren, sodass bei späterer Nutzung nur noch die eigentlichen Eingabefelder offen sind. Das schützt vor unbeabsichtigten Änderungen und erhöht die Sicherheit im Arbeitsalltag.

Die Integration eines Firmenlogos erfolgt in wenigen Klicks und sorgt für ein professionelles Erscheinungsbild, etwa bei der Weitergabe an Dritte wie Steuerberater oder Projektpartner. Die Vorlage ist vollständig ohne Makros oder spezielle Software einsatzbereit und kann sowohl digital als auch ausgedruckt verwendet werden.

Bearbeitung mit Adobe Reader oder anderen PDF-Viewern
Individuelle Gestaltung von Titel, Logo und Fußzeile
Schutzfunktion für Layoutbereiche durch Schlosssymbol
Digital oder gedruckt einsetzbar – je nach Workflow
Schnelle Einarbeitung durch intuitive Struktur

Formale Absicherung durch klaren Unterschriftsbereich

Die Vorlage enthält einen klar definierten Bereich zur formellen Bestätigung der Angaben. Dieser umfasst Felder für Ort, Datum und Unterschrift sowie ein mehrzeiliges Textfeld, das individuell genutzt werden kann – z. B. für Freitext wie „Hiermit bestätige ich die Richtigkeit der Angaben“. Diese Flexibilität ermöglicht es, den Unterschriftsbereich an interne oder externe Anforderungen anzupassen.

Dank der strukturierten Gestaltung eignet sich die Vorlage ideal für die Archivierung im Rahmen steuerlicher Aufbewahrungsfristen sowie für die Übergabe an Buchhaltung oder externe Prüfstellen. Die integrierte Belegübersicht erhöht zudem die Nachvollziehbarkeit bei eventuellen Rückfragen.