Reisekostenabrechnung mit Mehrwertsteuer und Belegliste für mehrere Dienstreisen

Diese PDF-Vorlage für Reisekostenabrechnungen ist darauf ausgelegt, mehrere Dienstreisen übersichtlich und nachvollziehbar auf einer einzigen Abrechnung zu dokumentieren. Der tabellarische Aufbau erlaubt es, jede Reise in einer eigenen Zeile mit den wichtigsten Angaben zu erfassen – ideal für Firmen mit regelmäßigem Außendienst oder projektbezogenen Einsätzen. Zusätzlich ist die Vorlage mit einer strukturierten Belegliste und einem klar getrennten Ausweis von Netto- und Mehrwertsteuerbeträgen ausgestattet. Das erleichtert die Prüfung und Weiterverarbeitung in der Buchhaltung deutlich.

Durch die Kombination aus tabellarischer Dateneingabe, steuerlich relevanten Feldern und einer übersichtlichen Auflistung der eingereichten Belege erfüllt die Vorlage sowohl interne Anforderungen an Dokumentation und Transparenz als auch externe Anforderungen, z. B. bei Steuerprüfungen oder der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater.

Mehrere Reisen in Tabellenform erfassbar
Separate Angabe von Netto- und Steueranteil
Belegliste mit Betrag und Referenz pro Reise
Bankverbindungsdaten für Erstattungen enthalten
Praxisorientiert und revisionssicher aufgebaut

Einfach anpassbare PDF-Vorlage mit Bearbeitungsschutz

Die Vorlage lässt sich mit jedem kostenfreien PDF-Viewer – etwa Adobe Reader – vollständig individualisieren. Dabei kann der Nutzer Logo, Formularbezeichnung, Kopf- und Fußzeile mühelos anpassen. Die Bearbeitung erfolgt durch kurzfristiges Entsperren eines geschützten Bereichs per Schlosssymbol. Nach der Personalisierung kann dieser Bereich wieder gesperrt werden, sodass bei der täglichen Verwendung nur noch die Formularfelder editierbar bleiben.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Organisationen, in denen mehrere Mitarbeitende mit der gleichen Vorlage arbeiten. Das sichert ein einheitliches Erscheinungsbild und verhindert, dass Design oder Layout versehentlich verändert werden. Die Eingabefelder für Reisen, Beträge und Belege bleiben uneingeschränkt nutzbar – auch bei gesperrtem Layoutbereich.

Kopf- und Fußdaten editierbar
Logo-Import mit wenigen Klicks möglich
Bearbeitungsschutz für Layoutbereiche
Formularname individuell anpassbar
Keine Zusatzsoftware oder Programmierkenntnisse erforderlich

Belegdokumentation, Steueraufteilung und rechtliche Bestätigung integriert

Die Vorlage enthält alle wichtigen Felder für eine vollständige, transparente und rechtskonforme Abrechnung. Die Erfassung der Bankverbindung – bestehend aus IBAN, Kontoinhaber und optionalem Banknamen – ermöglicht eine direkte Auszahlung des Erstattungsbetrags. Zusätzlich sind Felder für die getrennte Angabe von Netto- und Mehrwertsteuer integriert, was eine ordnungsgemäße Verarbeitung durch Buchhaltung oder Steuerberatung erleichtert.

Ein Highlight ist die strukturierte Belegliste, in der eingereichte Nachweise klar einzelnen Reiseeinträgen zugeordnet werden können. Dies fördert die Nachvollziehbarkeit und minimiert Rückfragen. Am Ende der Vorlage befindet sich ein standardisierter Unterschriftsbereich mit Ort, Datum, Unterschrift und einem mehrzeiligen Freifeld. Dieses kann flexibel genutzt werden – beispielsweise für Prüfvermerke, rechtliche Hinweise oder individuelle Bestätigungen.