Reisekostenabrechnung mit Kontaktdaten, Kilometergeld und Bankverbindung

Diese PDF-Vorlage zur Reisekostenabrechnung wurde für Unternehmen und Selbstständige konzipiert, die Dienstreisen effizient und rechtssicher dokumentieren möchten. Sie eignet sich insbesondere für Fälle, in denen eine einzelne Reise detailliert erfasst wird. Die Vorlage enthält erweiterte Felder zur Erfassung persönlicher Kontaktdaten wie Name, Personalnummer, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse – eine ideale Voraussetzung für unternehmensinterne Zuordnung und nachvollziehbare Kommunikation.

Ein zentrales Element dieser Vorlage ist die integrierte Kilometerpauschale. Für jede Fahrt können die gefahrenen Kilometer sowie der geltende km-Satz angegeben werden. Der entsprechende Erstattungsbetrag wird direkt im Formular berechnet. Zusätzlich lassen sich die Bankverbindung des Mitarbeitenden sowie der Kontoinhaber eintragen, sodass die Auszahlung reibungslos vorbereitet ist. Die Kombination dieser Funktionen macht die Vorlage zu einem praxisnahen Werkzeug für jede Buchhaltungsabteilung.

Alle Kontaktdaten auf einen Blick erfasst
Berechnung des Kilometergelds direkt im Formular
Bankverbindung für Auszahlung eintragbar
Geeignet für Einzelreisen mit vollständiger Dokumentation
Ideal für interne Verrechnung und Nachweise gegenüber Dritten

Einfache Bearbeitung und Layoutschutz in einem

Die Bearbeitung der Vorlage erfolgt direkt im kostenlosen Adobe Reader – ohne spezielle Software oder Vorkenntnisse. Das Formular enthält ein integriertes Schlosssymbol, mit dem der geschützte Layoutbereich (z. B. Kopfzeile, Logo, Formularüberschrift) gezielt entsperrt und später wieder gesperrt werden kann. Damit bleibt die visuelle Gestaltung dauerhaft erhalten, während die Nutzenden nur die vorgesehenen Felder bearbeiten können.

Für eine professionelle Optik kann das eigene Firmenlogo eingefügt und der Formulartext individuell angepasst werden. Auch Kopf- und Fußzeilen sind frei editierbar. Diese Funktionen ermöglichen eine einheitliche Gestaltung im Corporate Design und sichern gleichzeitig die Integrität der Vorlage bei wiederholtem Einsatz.

Bearbeitung direkt im PDF möglich
Geschützte Layoutbereiche für konstante Formatierung
Logoimport und Formularüberschrift anpassbar
Kopf- und Fußbereich individualisierbar
Stabiler Einsatz auch bei mehreren Nutzern

Strukturierter Abschlussbereich für rechtssichere Einreichung

Die Vorlage enthält im unteren Bereich ein kompaktes Feld für die Unterschrift. Dieses besteht aus Eingabefeldern für Ort, Datum und Name sowie einem frei beschriftbaren Textbereich. Dort können Bestätigungen wie “Hiermit werden die Angaben korrekt wiedergegeben” oder interne Hinweise zur Freigabe eingetragen werden. Das sorgt für Klarheit und Nachvollziehbarkeit bei der Abrechnung – sowohl intern als auch extern gegenüber Finanzprüfungen oder Steuerberatung.

Auch ohne separate Belegliste erfüllt die Vorlage die formalen Anforderungen an eine saubere Reisedokumentation. Die klare Struktur, die vollständigen Kontaktdaten und die Zahlungsinformationen machen sie zu einem wertvollen Baustein in der organisatorischen Routine – besonders in Unternehmen mit hohem Mobilitätsanteil oder wechselnden Projektteams.