Reisekosten effizient und rechtskonform abrechnen – mit der PDF-Vorlage von Formilo

Diese digitale Reisekostenabrechnungsvorlage wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die wiederkehrende Geschäftsreisen dokumentieren und steuerlich korrekt abrechnen müssen. Die Vorlage eignet sich ideal für alle, die neben der Erfassung der Reisekosten auch die Bankverbindung des Mitarbeiters, die Mehrwertsteuerbeträge und Kilometergeld aufschlüsseln möchten. Das Layout ist übersichtlich und logisch aufgebaut – ideal für Buchhaltung, Vorgesetzte oder externe Steuerberater.

Die Vorlage lässt sich sofort nach dem Kauf über den Webshop von Formilo herunterladen und mit einem kostenlosen PDF-Viewer wie Adobe Reader direkt bearbeiten – ohne zusätzliche Software oder Programmierkenntnisse. Durch ein clever integriertes Schlosssymbol kann der Formularrahmen geschützt und bei Bedarf wieder freigegeben werden, damit im Alltag nur die nötigen Felder editierbar bleiben.

Personalisierung mit Logo, Kopfdaten und Formularbezeichnung
Klare Struktur für mehrere Reisen in tabellarischer Form
Erfassungsfelder für Kilometergeld nach gefahrenen Kilometern
Separate Ausweisung von Netto, Mehrwertsteuer und Brutto
Inklusive Bankverbindung zur schnellen Auszahlung

Praktische Details für den Arbeitsalltag in der Buchhaltung

In der Praxis müssen Reisekostenabrechnungen häufig rasch und nachvollziehbar erstellt werden. Diese Vorlage trägt dazu bei, Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Fehler zu vermeiden. Sie ist ideal geeignet für die monatliche Reisekostenabrechnung von Angestellten, Außendienstmitarbeitern oder Geschäftsführern. Durch die tabellarische Darstellung mehrerer Reisen eignet sich die Vorlage insbesondere für Nutzer mit wiederkehrender Reisetätigkeit – ohne dass für jede einzelne Fahrt ein neues Formular benötigt wird.

Das Formular berücksichtigt alle Standardangaben und erweitert sie gezielt um Angaben zur Mehrwertsteuer, zum Kilometergeld sowie zur Bankverbindung des Anspruchsberechtigten. Die strukturierte Anordnung reduziert den Abstimmungsaufwand in der Buchhaltung erheblich.

Alle relevanten Abrechnungsparameter enthalten
Auch für interne Kontrolle und Vorprüfung durch Vorgesetzte geeignet
Optional digital unterschreibbar bei papierlosen Workflows
Leicht archivierbar in digitalen Dokumentenmanagementsystemen
Spart Zeit bei der Verarbeitung und Abstimmung

Flexibler Unterschriftsbereich für rechtssichere Bestätigungen

Am Ende der Vorlage befindet sich ein formal durchdachter Unterschriftsbereich, der für klare Freigabeprozesse sorgt. Dieser besteht aus Feldern für Ort, Datum und Unterschrift. Ergänzt wird er durch ein großzügiges, mehrzeiliges Freitextfeld, das individuell beschriftet werden kann – zum Beispiel für Bestätigungstexte oder ergänzende Hinweise. Diese Struktur unterstützt Unternehmen dabei, Abrechnungen revisionssicher zu dokumentieren und nachvollziehbar abzulegen.

Die finale Version kann entweder gedruckt, handschriftlich unterzeichnet oder digital weiterverarbeitet werden. Damit lässt sich das Formular problemlos in bestehende digitale Workflows integrieren. So erhalten alle Beteiligten schnell einen vollständigen und rechtskonformen Nachweis der abgerechneten Reisekosten.