Reisekostenabrechnung Vorlage für Selbstständige und Freiberufler
formilo
Selbstständige und Freiberufler sind verpflichtet, Reisekosten korrekt abzurechnen, um steuerliche Vorteile zu nutzen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dieser Artikel erklärt, welche Arten von Reisekosten es gibt, worauf bei Belegen und Pflichtangaben zu achten ist und welche Fehler häufig passieren. Zudem erhalten Sie eine kostenlose Reisekostenabrechnungsvorlage von Formilo, die digital ausfüllbar ist. Im Vergleich werden auch Excel-Vorlagen beleuchtet. Tipps zur digitalen Verwaltung, Archivierung und zur Zusammenarbeit mit Steuerberatern erleichtern den Alltag. Ein reales Praxisbeispiel zeigt, wie eine vollständig digitale Abrechnung funktioniert. Der Artikel endet mit einem FAQ und einem übersichtlichen Faktencheck für die wichtigsten Zahlen, Fristen und Regelungen.
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Einleitung: Warum eine Reisekostenabrechnung für Selbstständige unverzichtbar ist
Wer als Selbstständiger oder Freiberufler beruflich unterwegs ist, muss seine Ausgaben dokumentieren – nicht nur für den Überblick, sondern vor allem für die Steuer. Denn Reisekosten können steuerlich geltend gemacht werden, vorausgesetzt, sie sind korrekt erfasst. Doch viele lassen hier Potenzial liegen, weil sie keine systematische Abrechnung führen oder nicht wissen, welche Kosten überhaupt abzugsfähig sind.
Damit das gelingt, braucht es eine strukturierte und praxistaugliche Vorlage. Diese sollte nicht nur vollständig und logisch aufgebaut sein, sondern auch einfach auszufüllen – am besten digital. Genau hier setzt die Reisekostenabrechnung von Formilo an. Sie wurde speziell für Selbstständige und Freiberufler entwickelt, berücksichtigt alle steuerlichen Anforderungen und kann direkt am Rechner oder Tablet ausgefüllt werden.
- Steuerlicher Vorteil: Abzugsfähige Reisekosten senken die Steuerlast und erhöhen den Gewinn.
- Professionelles Auftreten: Eine saubere Abrechnung unterstreicht Seriosität gegenüber Auftraggebern und Finanzamt.
- Rechtliche Absicherung: Die Vorlage berücksichtigt alle relevanten Anforderungen für eine formale Anerkennung.
- Präzise Dokumentation: Klar strukturierte Felder helfen, keine Ausgaben zu vergessen.
- Zeitersparnis: Automatisierte Berechnungen und ein digitales Format beschleunigen die Arbeit.
- Mobil nutzbar: Auch unterwegs kann die Abrechnung direkt digital ausgefüllt werden.
- Geeignet für jede Branche: Ob Kreativschaffende, Berater oder Handwerker – die Vorlage passt sich an.
- Vermeidung von Fehlern: Die klare Struktur reduziert das Risiko von falschen oder unvollständigen Angaben.
Überblick über gesetzliche Grundlagen und steuerliche Relevanz
Reisekosten gelten steuerlich als Betriebsausgaben und sind daher grundsätzlich abzugsfähig. Die Grundlage für die Abzugsfähigkeit ist § 4 Abs. 5 EStG, der regelt, welche Kosten vom Gewinn abgezogen werden dürfen. Entscheidend ist, dass die Reise beruflich veranlasst war – private Reisen oder gemischte Reisen ohne klare Trennung werden steuerlich nicht anerkannt.
Das Einkommensteuergesetz sieht verschiedene Pauschalen und Regelungen vor, etwa die Verpflegungspauschalen nach § 9 EStG oder die Erstattung von Übernachtungskosten gegen Nachweis. Diese Regelungen betreffen auch Selbstständige, obwohl sie nicht in einem klassischen Arbeitsverhältnis stehen. Wer hier korrekt abrechnet, vermeidet Nachfragen durch das Finanzamt und sichert sich seine steuerlichen Vorteile.
Einheitlich anerkannt wird eine Reisekostenabrechnung, wenn sie bestimmte Angaben enthält: Reisezweck, Reiseziel, Datum, Uhrzeit, gefahrene Kilometer, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Nebenkosten und die Gesamtsumme. Wichtig ist auch, dass die Abrechnung unmittelbar nach der Reise erfolgt, da das Finanzamt Verzögerungen kritisch betrachtet.
- Beruflicher Anlass zwingend erforderlich
- Privatreisen sind nicht absetzbar
- Verpflegungspauschalen gesetzlich festgelegt
- Übernachtungskosten nur gegen Beleg
- Kilometergeld nach gültiger Pauschale
- Reisekosten zählen zu den Betriebsausgaben
- Belege sind aufzubewahren
- Formelle Anforderungen müssen erfüllt sein
Reisekostenarten richtig einordnen
Damit eine Reisekostenabrechnung vollständig und steuerlich korrekt ist, müssen alle relevanten Kostenarten unterschieden und richtig eingeordnet werden. Jede dieser Kategorien folgt eigenen Regeln für die Anerkennung und für die Erstattung. Selbstständige und Freiberufler sollten ihre Reisen deshalb konsequent in einzelne Bestandteile zerlegen – das vermeidet Missverständnisse und erleichtert die spätere Buchhaltung oder Weitergabe an den Steuerberater.
Grundsätzlich werden Reisekosten in fünf Hauptbereiche unterteilt: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und sonstige Auslagen. Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar belegt oder zumindest lückenlos dokumentiert sein. Besonders relevant ist dabei die Unterscheidung zwischen pauschalen und belegpflichtigen Kostenarten. Verpflegungsmehraufwand wird beispielsweise pauschal berechnet, während Übernachtungen und Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln belegpflichtig sind.
Auch Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug müssen korrekt deklariert werden. Dafür wird eine Kilometerpauschale angesetzt, die derzeit bei 0,30 € pro gefahrenem Kilometer liegt. Alternativ können tatsächliche Fahrzeugkosten mit einem Fahrtenbuch nachgewiesen werden, was aber erheblich aufwendiger ist. In jedem Fall ist eine saubere Trennung und Dokumentation aller Positionen essenziell.
Fahrtkosten:
Kosten für Bahn, Bus, Taxi oder den eigenen Pkw; bei Nutzung des Privatfahrzeugs gilt die Kilometerpauschale.
Verpflegungsmehraufwand:
Gesetzlich geregelte Pauschale je nach Abwesenheitsdauer; kein Beleg notwendig.
Übernachtungskosten:
Belegpflichtig; auch bei Übernachtung im Wohnmobil oder auf Campingplätzen müssen Belege erbracht werden.
Reisenebenkosten:
Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, WLAN-Nutzung etc.; jeweils mit Nachweis.
Sonderfälle:
Auslandsreisen, längere Projektaufenthalte oder kombinierte Geschäftsreisen mit privatem Anteil erfordern gesonderte Aufschlüsselung.
Sonstige Kosten:
Eintrittskosten zu Messen, Repräsentationsaufwand oder Zusatzversicherungen sind unter bestimmten Voraussetzungen absetzbar.
Die häufigsten Fehler bei der Abrechnung und wie man sie vermeidet
Bei der Reisekostenabrechnung unterlaufen vielen Selbstständigen immer wieder dieselben Fehler – oft aus Unwissenheit oder weil Abläufe nicht klar strukturiert sind. Das kann teuer werden, denn fehlerhafte oder unvollständige Abrechnungen führen nicht nur zu Nachfragen vom Finanzamt, sondern auch zu steuerlichen Nachteilen oder im schlimmsten Fall zur Aberkennung ganzer Positionen.
Einer der häufigsten Fehler ist die fehlende Trennung zwischen beruflicher und privater Reise. Wer beispielsweise eine Geschäftsreise mit einem privaten Wochenende verbindet, muss genau dokumentieren, welche Kosten auf den beruflichen Teil entfallen. Auch das Fehlen von Belegen ist problematisch. Während einige Posten pauschal abgerechnet werden dürfen, sind andere belegpflichtig – vor allem Übernachtungen, Fahrten mit dem Taxi oder Parkgebühren.
Oft wird auch versäumt, die Abrechnung zeitnah zu erstellen. Eine verspätete Dokumentation kann dazu führen, dass Details vergessen oder Belege verlegt werden. Außerdem werden Kilometerstände bei Fahrtkosten mit dem privaten Fahrzeug häufig nicht dokumentiert. Dadurch fehlt die Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt. Auch bei den Pauschalen für Verpflegung werden häufig falsche Beträge angesetzt oder falsche Zeiträume gewählt. Wer all diese Fehler kennt, kann sie leicht vermeiden – durch saubere Abläufe, digitale Vorlagen und etwas Disziplin.
So sieht eine perfekte Reisekostenabrechnung aus: Aufbau und Pflichtangaben
Eine vollständige und nachvollziehbare Reisekostenabrechnung ist das A und O für die steuerliche Anerkennung. Sie muss nicht nur übersichtlich, sondern auch inhaltlich korrekt aufgebaut sein. Alle Angaben müssen plausibel, belegbar und systematisch strukturiert sein. Damit sie im Fall einer Prüfung durch das Finanzamt oder beim Steuerberater keine Rückfragen verursacht, sollten alle Pflichtfelder vollständig ausgefüllt sein.
Besonderes Augenmerk liegt auf einer einheitlichen Struktur: Jeder Abschnitt der Abrechnung sollte eindeutig benannt sein, mit klarer Trennung nach Reise, Tag und Ausgabenart. Am besten eignet sich eine digitale Vorlage, die Eingaben prüft und Rechenfehler vermeidet. Die Reisekostenabrechnung von Formilo zum Beispiel beinhaltet genau diese Elemente und lässt sich direkt am Bildschirm ausfüllen – übersichtlich, bequem und rechtssicher.
Ein gut strukturierter Aufbau sorgt nicht nur für steuerliche Anerkennung, sondern auch für Klarheit bei internen Projektkalkulationen und spart bei der späteren Buchhaltung enorm viel Zeit. Die digitale Vorlage kann dabei auch automatisiert Summen bilden, Pauschalen berechnen oder Validierungen ausführen.
- Vor- und Nachname
- Reisezweck (Projekt, Kunde, Veranstaltung)
- Reiseziel und Zeitraum
- Datum und Uhrzeit der Abfahrt und Rückkehr
- Transportmittel und Kilometerangaben
- Verpflegungspauschalen pro Tag
- Belegpflichtige Ausgaben wie Hotel, Parken etc.
- Gesamtsumme und ggf. Erstattung
Welche Belege Sie brauchen – und wie Sie sie am besten aufbewahren
Belege sind das Rückgrat jeder Reisekostenabrechnung. Ohne sie sind viele Kostenarten nicht abzugsfähig. Gerade Selbstständige und Freiberufler stehen dabei in der Pflicht, die berufliche Veranlassung und Höhe der Ausgaben klar und nachvollziehbar zu dokumentieren. Dabei gibt es sowohl formale als auch praktische Anforderungen, die unbedingt eingehalten werden müssen, um bei einer Steuerprüfung bestehen zu können.
Wichtig ist, dass jeder Beleg vollständig ist – also alle Pflichtangaben wie Datum, Betrag, Leistung und Empfänger enthält. Handschriftliche Notizen auf dem Beleg können zusätzlich die berufliche Relevanz erklären, etwa bei Barzahlungen oder Tickets. Scans und Fotos der Belege sind zulässig, wenn sie gut lesbar und korrekt archiviert sind. Digitale Tools wie Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware oder Scanner-Apps erleichtern die strukturierte Ablage enorm.
Bei längeren Reisen kann es hilfreich sein, die Belege täglich zu erfassen, um den Überblick zu behalten. Wichtig: Auch die Reihenfolge spielt eine Rolle. Die Belege sollten in der gleichen Reihenfolge wie in der Abrechnung aufgeführt werden. So entsteht eine lückenlose Dokumentation, die das Finanzamt nachvollziehen kann.
Fahrtkosten:
Tickets, Tankquittungen, Parkscheine, Kilometerangaben bei Privat-Pkw
Übernachtung:
Hotelrechnungen mit ausgewiesener MwSt. und exaktem Leistungsdatum
Verpflegungskosten:
Nur bei Bewirtungen mit Begründung und Teilnehmerangabe – Verpflegungspauschalen benötigen keinen Beleg
Reisenebenkosten:
Belege für Maut, Gepäckgebühren, WLAN-Nutzung, Taxiquittungen
Fremdwährungsausgaben:
Beleg plus Umrechnungsnachweis (z. B. Kontoauszug oder Wechselkursnachweis)
Belegaufbewahrung:
Mindestens 10 Jahre digital oder physisch archivieren
Vorlage zum Download: So nutzen Sie die Reisekostenabrechnung von Formilo
Formilo bietet eine speziell für Selbstständige und Freiberufler entwickelte Reisekostenabrechnungsvorlage an, die als digital ausfüllbares PDF zur Verfügung steht. Diese Vorlage vereinfacht die systematische Erfassung von Reisekosten und ist so aufgebaut, dass alle steuerlich relevanten Angaben enthalten und einfach einzutragen sind. Sie eignet sich ideal für Personen, die ihre Ausgaben regelmäßig dokumentieren müssen, aber keine komplexe Buchhaltungssoftware einsetzen möchten.
Das Formular kann direkt am PC, Tablet oder Smartphone ausgefüllt werden. Pflichtfelder sind gekennzeichnet, Summenfelder berechnen automatisch den Gesamtbetrag, und Felder wie Datum oder Uhrzeit lassen sich per Klick auswählen. Die Vorlage lässt sich für jede Reise neu verwenden oder auch für längere Zeiträume (z. B. monatlich) zusammenhängend führen. Damit entfällt das mühsame Erstellen eigener Excel-Dateien oder das Nachjustieren veralteter Vorlagen.
Nach dem Ausfüllen kann das Formular gespeichert, ausgedruckt oder direkt per E-Mail weitergeleitet werden – ideal für die Zusammenarbeit mit Buchhalter oder Steuerberater. Das Layout ist so konzipiert, dass es professionell aussieht, dabei aber kompakt bleibt und auf gängigen Formaten wie DIN A4 problemlos ausgedruckt werden kann. Wer zusätzlich Belege digital beilegt, hat innerhalb weniger Minuten eine vollständige Reisekostenabrechnung erstellt, die Finanzamt-tauglich ist.
Digital ausfüllbare Vorlage oder Excel-Sheet? Vor- und Nachteile im Vergleich
Wer regelmäßig Reisekosten abrechnet, steht vor der Entscheidung: Nutze ich ein Excel-Sheet oder eine digital ausfüllbare PDF-Vorlage? Beide Varianten haben ihre Berechtigung, unterscheiden sich aber stark in Anwendung, Komfort und Sicherheit. Die Wahl sollte sich an der Arbeitsweise, dem technischen Anspruch und dem Ziel der Abrechnung orientieren.
Excel bietet maximale Flexibilität bei der Gestaltung und Berechnung. Wer Formeln anpassen und Felder individuell gestalten möchte, ist mit Excel gut bedient. Allerdings ist das Risiko von Rechen- oder Formatierungsfehlern deutlich höher – insbesondere, wenn man nicht regelmäßig damit arbeitet. Auch das Layout ist oft wenig standardisiert, was beim Ausdruck oder beim Weitergeben an Dritte unpraktisch sein kann.
Eine digital ausfüllbare PDF-Vorlage hingegen ist stabiler, strukturierter und sofort einsatzbereit. Sie lässt sich leicht per E-Mail versenden, ist optisch ansprechend und für viele Selbstständige die praktikablere Lösung. Besonders bei wiederkehrenden Vorgängen wie Dienstreisen spart sie Zeit und sorgt für Konsistenz. Zudem lassen sich PDF-Vorlagen nicht versehentlich „kaputtrechnen“.
PDF-Vorlagen sind sofort einsatzbereit
PDF-Formulare sind optisch stabil und druckfreundlich
PDFs können mit Validierungen und Pflichtfeldern versehen werden
PDFs lassen sich leichter archivieren
Excel bietet maximale Anpassbarkeit
Excel-Dateien sind fehleranfälliger bei komplexen Formeln
Excel ist sinnvoll bei besonderen Berechnungslogiken
Excel erfordert mehr Einarbeitung und Kontrolle
Tipps zur digitalen Verwaltung von Reisekostenabrechnungen
Die digitale Verwaltung von Reisekostenabrechnungen spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für deutlich mehr Übersicht. Gerade Selbstständige und Freiberufler profitieren davon, wenn sie ihre Belege, Abrechnungen und Formulare zentral und systematisch speichern. Denn im Alltag geht schnell mal ein Papierbeleg verloren – mit digitalen Prozessen passiert das nicht.
Wichtig ist, von Anfang an eine klare Ordnerstruktur zu etablieren. Jede Reise sollte eine eigene Untermappe erhalten, die sowohl die Abrechnung als auch alle zugehörigen Belege enthält. Ergänzend kann eine Excel-Übersicht geführt werden, die sämtliche Reisen mit Beträgen und Verwendungszweck auflistet. Noch besser: eine einfache Buchhaltungssoftware oder Apps mit Scan- und Erfassungsfunktionen, die automatisch sortieren und archivieren.
Auch der Einsatz von Cloud-Speichern ist sinnvoll – etwa in Google Drive, OneDrive oder Dropbox. So sind alle Unterlagen jederzeit und von überall abrufbar, auch für den Steuerberater. Zudem wird das Risiko eines Datenverlusts bei Hardwaredefekt deutlich reduziert. Wer zusätzlich auf eine revisionssichere Archivierung achtet, erfüllt auch die Anforderungen der Finanzverwaltung.
Steuerberater und Reisekosten: Wann lohnt sich Unterstützung?
Für viele Selbstständige stellt sich die Frage, ob sich die Unterstützung durch einen Steuerberater bei der Reisekostenabrechnung lohnt. Die Antwort hängt davon ab, wie regelmäßig und umfangreich die Dienstreisen sind, wie sicher man sich bei der Anwendung steuerlicher Regelungen fühlt und wie viel Zeit man in die eigene Buchhaltung investieren möchte.
Gerade bei komplexeren Fällen – etwa bei Auslandsreisen, mehreren parallelen Projekten oder bei gemischten Reisen mit privaten Anteilen – ist professionelle Unterstützung empfehlenswert. Ein Steuerberater kann nicht nur prüfen, ob alle geltend gemachten Positionen korrekt sind, sondern auch zusätzliche Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen, die Laien oft übersehen. Zudem bewahrt ein Experte vor formalen Fehlern, die im schlimmsten Fall zur Aberkennung von Betriebsausgaben führen.
Wer regelmäßig hohe Reisekosten hat oder mit mehreren Belegarten arbeitet, profitiert meist auch finanziell von der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Dieser kann nicht nur die Abrechnung prüfen, sondern auch Empfehlungen zur Gestaltung und Digitalisierung der Abläufe geben.
- Komplexe Abrechnungsfälle: Bei gemischten Reisen, Auslandsreisen oder Projektaufenthalten ist Fachwissen gefragt.
- Steuerliche Optimierung: Experten kennen legale Gestaltungsspielräume und machen auf übersehene Potenziale aufmerksam.
- Fehlervermeidung: Ein Steuerberater bewahrt vor formalen und inhaltlichen Fehlern, die teuer werden können.
- Entlastung: Wer sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren will, übergibt Routinen an Profis.
- Dokumentationssicherheit: Ordnungsgemäße Archivierung und strukturierte Ablage lassen sich gemeinsam aufbauen.
- Zusätzliche Beratung: Oft entstehen durch das Gespräch weitere Spar- oder Prozessverbesserungen.
Rechtssicherheit, Datenschutz und Archivierungspflichten
Eine korrekte Reisekostenabrechnung muss nicht nur inhaltlich vollständig sein, sondern auch rechtlich und datenschutztechnisch einwandfrei. Das bedeutet: Sie muss alle Vorgaben der Abgabenordnung (AO), der GoBD sowie der DSGVO erfüllen. Selbstständige und Freiberufler tragen hier die volle Verantwortung – auch wenn sie keine Buchhaltungsabteilung haben.
Wesentliche Punkte sind die Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit der Abrechnungen. Elektronisch erzeugte und gespeicherte Daten müssen im Originalformat archiviert und mit einem Protokoll über Änderungen versehen werden. Auch die Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt – bei steuerlich relevanten Dokumenten liegt diese bei zehn Jahren.
Beim Datenschutz gilt: personenbezogene Daten wie Namen, Reisedaten und Projektbezüge müssen gemäß DSGVO geschützt und vor unbefugtem Zugriff gesichert werden. Wer mit Cloud-Diensten arbeitet, sollte darauf achten, dass Serverstandorte in der EU liegen und alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
- Archivierungspflicht beträgt 10 Jahre
- Originalformat elektronischer Belege muss erhalten bleiben
- Unveränderbarkeit der Abrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben
- GoBD-konforme Softwarelösungen werden empfohlen
- Alle Änderungen müssen protokolliert werden
- Personenbezogene Daten unterliegen der DSGVO
- Datenspeicherung nur auf sicheren Servern mit EU-Standort
- Zugriffsrechte und Passwortschutz sind Pflicht
Praxisbeispiel: Ein Jahr Reisekostenabrechnungen digital geführt
Frederik ist freiberuflicher IT-Berater und reist regelmäßig zu Kunden in ganz Deutschland. Anfangs notierte er seine Reisekosten handschriftlich auf Papier, Belege landeten lose in einem Umschlag. Am Jahresende wurde es chaotisch: fehlende Nachweise, unleserliche Angaben, Zeitverlust bei der Steuererklärung. Deshalb stellte er komplett auf eine digitale Reisekostenabrechnung um – mit durchschlagendem Erfolg.
Er verwendet nun die digitale Vorlage von Formilo. Nach jeder Reise füllt er sie direkt am Laptop aus, speichert sie in einem klar strukturierten Cloud-Ordner und fügt digitalisierte Belege per Scan oder Smartphone-Foto hinzu. Seine Vorlage enthält automatische Berechnungen und prüft Eingaben wie Datum oder Mehrwertsteuersätze. Das spart ihm Zeit und Nerven – und erhöht die Genauigkeit.
Am Ende des Jahres übergab er seinem Steuerberater eine vollständige digitale Sammlung mit Abrechnungen und Belegen – sortiert, lesbar, ohne Nachfragen. Das Finanzamt akzeptierte alle Ausgaben ohne Rückmeldung. Fazit: Die einmalige Umstellung auf eine professionelle digitale Lösung spart ihm nun pro Monat rund zwei Stunden Verwaltungsaufwand – und schützt vor kostspieligen Fehlern.
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung – kurz beantwortet
Viele Selbstständige und Freiberufler stehen regelmäßig vor denselben Fragen zur Reisekostenabrechnung. Hier finden Sie kompakte Antworten auf die häufigsten Unsicherheiten, die im Alltag auftreten – direkt anwendbar, ohne steuerliches Fachchinesisch. Diese Übersicht dient als praktische Hilfe zur schnellen Orientierung bei konkreten Fällen.
Ob es um Belege, Fristen oder die Abgrenzung privater und geschäftlicher Anteile geht – mit den folgenden Antworten lassen sich die meisten Probleme direkt klären. Sie gelten für inländische Geschäftsreisen, die steuerlich abgesetzt werden sollen, und sind auf die typischen Anforderungen von Einzelunternehmern und Freiberuflern zugeschnitten.
Für komplexe Einzelfälle empfiehlt sich dennoch die Rücksprache mit einem Steuerberater, gerade bei internationalen Reisen oder kombinierten Geschäfts- und Privataufenthalten.
Sobald geschäftliche Ausgaben bei einer auswärtigen Tätigkeit angefallen sind.
Ja, wenn sie gut lesbar, vollständig und revisionssicher archiviert sind.
Möglichst zeitnah – idealerweise innerhalb von 10 Tagen nach der Reise.
Nein, nur die belegpflichtigen Positionen wie Hotel oder Bahn. Verpflegungspauschalen sind belegfrei.
Durch prozentuale Aufteilung oder genaue Tag-/Zeiterfassung mit trennscharfer Dokumentation.
Ja, mit der Kilometerpauschale von aktuell 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Faktencheck: Wichtige Zahlen, Fristen und Grenzen für Selbstständige
Reisekostenabrechnungen unterliegen festen Regeln und steuerlichen Vorgaben. Wer diese kennt, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Die wichtigsten Zahlen und Fristen sind gesetzlich definiert und gelten bundesweit einheitlich. Eine korrekte Anwendung ist Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung durch das Finanzamt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Eckdaten auf einen Blick.
Diese Kennzahlen sollten Selbstständige verinnerlichen – sie betreffen sowohl die Absetzbarkeit als auch die Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung. Unwissenheit schützt vor Steuerverlust nicht: Wer falsche Pauschalen oder Fristen verwendet, riskiert eine Korrektur oder gar Ablehnung durch das Finanzamt.
Die folgende Übersicht bietet eine schnelle Orientierung und kann zur eigenen Kontrolle bei jeder Abrechnung herangezogen werden. Für spezielle Fälle – etwa internationale Reisen oder Sonderregelungen – sollte zusätzlich fachlicher Rat eingeholt werden.
- Verpflegungspauschale ab 2025: 15 €/Tag (ab 8 h), 30 €/Tag (ab 24 h)
- Kilometerpauschale: 0,30 €/gefahrener Kilometer mit Privat-Pkw
- Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für steuerlich relevante Dokumente
- Maximale steuerfreie Erstattung durch Auftraggeber: gemäß Pauschalen
- Belegpflicht für Hotel-, Bahn-, Flug-, Mietwagenkosten
- Abrechnung möglichst innerhalb von 10 Tagen nach Reise
- Fahrtkosten über 250 km dokumentationspflichtig mit Reiseziel und Uhrzeit
- Privatanteile müssen klar abgegrenzt und separat notiert sein